Transparentnost plač in Gecko HRM: od kadrovskih podatkov do poročanja

Kadrovska služba ima podatke o zaposlenih. Obračun plač ima podatke o izplačilih. Nekdo mora še vedno preveriti, ali oboji opisujejo iste ljudi, vloge in obdobje, preden ima primerjava plač sploh kakšen pomen.

Prav pri tej predaji podatkov se lahko priprava na transparentnost plač zaplete. Tudi preglednica s številnimi stolpci lahko pusti pomembna vprašanja brez odgovora.

Gecko kadrovski službi pomaga pripraviti njen del slike: plačne razpone pri zaposlovanju, podatke o zaposlenih in organizaciji, podatke o pogodbeni bruto plači ter poročila, ki lahko podprejo širšo analizo. Smiseln naslednji korak je, da to predajo podatkov naredite ponovljivo.

Zakaj je transparentnost plač pomembna za kadrovsko službo?

Ljudje potrebujejo razumljive odgovore o plačah. Kandidati želijo poznati plačni razpon, preden vložijo čas v prijavo. Zaposleni želijo razumeti svojo plačo in podlago za primerjavo. Kadrovska služba potrebuje podatke, ki jih zna pojasniti in jih lahko jasno poveže z izvornimi zapisi.

Evropski okvir za transparentnost plač zajema informacije o plačah za kandidate, pravico zaposlenih do informacij in poročanje delodajalcev. Podpira enako plačilo za enako delo ali delo enake vrednosti. Gre za povezane odgovornosti, vendar vsaka zahteva drugačne podatke.

Roke obravnavajte ločeno. Direktiva (EU) 2023/970 je kot rok za prenos v nacionalno zakonodajo določila 7. junij 2026. Prvi roki za poročanje so odvisni od velikosti delodajalca:

• 250 ali več zaposlenih: do 7. junija 2027, nato vsako leto.
• Od 150 do 249 zaposlenih: do 7. junija 2027, nato vsaka tri leta.
• Od 100 do 149 zaposlenih: do 7. junija 2031, nato vsaka tri leta.

Poročila zajemajo preteklo koledarsko leto. Nacionalna pravila lahko gredo dlje, tudi s poročanjem pri manj kot 100 zaposlenih, zato preverite zakonodajo, ki velja za vašo organizacijo. Poznejšega roka za poročanje ne razumite kot splošne izjeme od obveznosti glede transparentnosti plač.

Kaj lahko Gecko prispeva k poročilu?

Začnite s kadrovskimi podatki, ki jih že vodite v Gecku. Na webinarju smo pokazali, kako ti podatki služijo kot osnova za analizo: spol zaposlenih, pogodbene bruto plače in, kjer jih vodite, tarifni razredi. Zapisi o zaposlenih in organizaciji dodajo kontekst, ki ga potrebujete, da razumete, komu posamezna plača pripada.

S poročili v Gecku kadrovska služba te podatke pripravi za nadaljnje izračune in za združevanje s podatki iz obračuna plač ali drugih virov. Uporabnost rezultata je odvisna od zapisov, na katerih temelji. Zastarelo delovno mesto ali nedosleden tarifni razred bo še vedno treba urediti.

Naš praktični kontrolni seznam za transparentnost plač v Gecku podrobneje opisuje razpoložljive zapise, poročila in izvoze. Naslednji korak je dogovor o tem, kako se bodo ti podatki prenašali med ljudmi, ki pripravljajo poročilo.

Kje obračun plač dopolni sliko?

Pogodbena bruto plača in dejansko plačilo nista isto. Podatki o bonusih in variabilnem delu plače so pogosto shranjeni v obračunu plač ali računovodstvu. Gecko ne more zagotoviti sestavine plačila, ki v njem nikoli ni bila zabeležena.

Če na primer primerjate dva zaposlena samo po pogodbeni plači, lahko spregledate variabilna izplačila v obdobju poročanja. Kadrovska služba in obračun plač se morata dogovoriti, katere sestavine analiza potrebuje in iz katerega vira pride vsaka od njih.

Zato smo Gecko na webinarju predstavili kot del nabora orodij za transparentnost plač. Njegova poročila zagotavljajo uporabne vhodne podatke, celoten izračun pa je odvisen od združitve vseh ustreznih virov.

Kako lahko kadrovska služba predajo podatkov naredi ponovljivo?

Pred zaključnim ciklom poročanja lahko kadrovska služba in obračun plač izvedeta krajšo pripravljalno vajo:

1. Dogovorite se o zajetih zaposlenih in obdobju poročanja. Preverite, ali obe ekipi delata z enakim obsegom.
2. Potrebne kadrovske podatke pripravite s poročili v Gecku. Za povezovanje z drugim virom uporabite dosledne identifikatorje zaposlenih.
3. Obračun plač prosite za sestavine plačila, ki jih v kadrovskih zapisih ni. Vir vsake številke naj ostane viden.
4. Preden razlagate rezultate, preglejte neusklajene zapise in razlike v vlogi, tarifnem razredu ali obdobju. Zabeležite, kdo bo razrešil posamezno težavo.

Definicije hranite skupaj s številkami. Če delo naslednji mesec prevzame sodelavec, mora videti, kaj je bilo vključeno, ne da bi moral obnavljati verigo e-poštnih sporočil. Za občutljive podatke o plačah zaposlenih uporabite ustrezne nastavitve dostopa in deljenja.

Kako se plačni razponi vključijo v zaposlovanje?

Modul Zaposlovanje v Gecku kadrovski službi omogoča, da v oglase za zaposlitev vključi plačne razpone. Kandidati tako zgodaj dobijo uporabne informacije, rekruterji pa konkretno izhodišče za pogovor o plači.

Pred objavo razpon preverite z osebami, ki so odgovorne za delovno mesto in plačno strukturo. Jasno navedite valuto in ali gre za mesečno ali letno plačo. Dodan razpon sam po sebi še ne potrjuje širšega pristopa organizacije k plačam.

Kaj naj vaša ekipa preveri v naslednjem koraku?

Na delovni sestanek prinesite eno poročilo iz Gecka in ustrezne podatke iz obračuna plač. Opredelite manjkajoče podatke, definicije, o katerih se morate dogovoriti, in osebo, odgovorno za vsak popravek.

Gecko lahko podpre pripravo in analizo. Preverjanje ustrezne metodologije, nacionalnih zahtev in končnega poročanja ostaja naloga vaše organizacije. Začnite z demo predstavitvijo poročil, prilagojeno podatkom, ki jih vaša ekipa dejansko potrebuje.

Oglejte si, kako naša produktna ekipa pojasni vlogo Gecka pri transparentnosti plač:

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo