Digitalna odpornost z Gecko HRM: vodnik za kadrovske službe

Dodatno preverjanje ob prijavi redko pride ob pravem trenutku. Ravno zaključujete poročilo, sistem pa vas znova prosi, da potrdite svojo identiteto. Takrat je dobro vedeti, kaj ta prekinitev varuje.

Kadrovski sistemi hranijo informacije, za katere zaposleni pričakujejo, da bo delodajalec z njimi ravnal skrbno. Digitalna odpornost pomeni zaščito dostopa do teh informacij, prepoznavanje sumljivih dejavnosti in možnost obnove, ko gre kaj narobe.

Na našem oktobrskem produktnem webinarju je Marko Perme, izvršni direktor podjetja Gecko HRM, pojasnil, zakaj je to prednostna naloga, ko se umetna inteligenca razvija in se varnostna tveganja spreminjajo. Predstavil je tudi zaščite, ki so vključene v Gecko, ter izbirne dodatke Salesforce za organizacije, ki potrebujejo več nadzora, zlasti tiste v reguliranih panogah ali tiste z večjim kibernetskim tveganjem.

Katere varnostne izboljšave so vključene v Gecko?

Nedavne nadgradnje platforme okrepijo varnost prijav in občutljivih dejanj s poročili. So del osnovne zaščite, predstavljene na webinarju, zato strankam za te izboljšave ni treba kupiti dodatka Event Monitoring.

• Večfaktorsko overjanje (MFA) doda preverjanje identitete za notranje uporabnike Salesforce, tudi za tiste, ki se prijavljajo prek SSO. Dodatna preverjanja lahko veljajo tudi za neznane naprave ali za overjanje SSO, ki ne izpolnjuje zahtev platforme.
• MFA, odporno proti lažnemu predstavljanju (phishingu), za skrbnike in druge privilegirane uporabnike uporablja ključe za dostop (passkeys) ali varnostne ključe. Ti računi potrebujejo posebno pozornost, ker njihova dovoljenja segajo dlje.
• Razširjeno zaznavanje in omejevanje nepravilnosti pri prijavah pomaga obvladovati sumljive prijave. Stopenjsko preverjanje (step-up) doda še eno preverjanje pri ustreznih interaktivnih izvozih poročil.

Natančni pozivi so odvisni od licence, dovoljenj in nastavitev overjanja. Zunanji uporabniki Experience Cloud so izvzeti iz zahteve platforme po MFA. Preverjanje pri izvozu poročil ima lastne izjeme, med drugim za zunanje uporabnike Experience Cloud in neinteraktivne seje API. Že sam ogled poročila ga ne sproži.

Marko se je obstoječim strankam zahvalil, ker so se prilagodile dodatnim preverjanjem. Nekaj dodatnega truda je bolj smiselno, kadar bi lahko zaradi dejanja podatki o zaposlenih končali v datoteki, ki jo je mogoče prenesti.

Kaj prinaša Event Monitoring?

Event Monitoring je izbirni dodatek za organizacije, ki potrebujejo boljši pregled nad podprtimi dejavnostmi v sistemu. Podrobni dnevniki lahko pomagajo pri preiskovanju incidentov in zagotovijo dokaze za revizije.

S konfiguriranimi pravilniki Transaction Security lahko ekipe spremljajo podprte dogodke, kot so neobičajne prijave, obsežni prenosi poročil ali datotek in spremembe dovoljenj. Odvisno od dogodka in pravilnika je odziv lahko obvestilo, blokirano dejanje ali dodatno preverjanje identitete.

Za kadrovsko službo je uporaben primer pravilo, ki označi ali blokira izvoz obsežnega seznama zaposlenih. Organizacija sama določi, kateri pogoji so pomembni in kdo naj prejme opozorilo. Obseg spremljanja in pravila je treba konfigurirati. To ni zapis vsakega ogledanega polja niti zagotovilo, da bo vsako uhajanje podatkov preprečeno.

Kako se razlikujejo varnostno kopiranje, obnova in arhiviranje?

Gecko že vključuje standardno zaščito podatkov. Izbirni dodatki za večje organizacije, predstavljeni na webinarju, omogočajo več nadzora nad varnostnimi kopijami, ciljno obnovo in starejšimi zapisi.

• Backup & Recover omogoča dodatne varnostne kopije, vključno z izvozom v shrambo, ki jo upravlja stranka, na primer v lokalno shrambo. Vodena, ciljna obnova pomaga povrniti izbrisane ali spremenjene zapise. Zahteve za obnovo dogovorite in postopek preizkusite, preden ga potrebujete.
• Archive premakne starejše, neaktivne zapise iz aktivne shrambe Salesforce, pri čemer ostanejo dostopni pooblaščenim uporabnikom. Nastavljivi pravilniki podpirajo pristop organizacije k hrambi podatkov in sproščajo aktivno shrambo.

Arhiviranje je ločena odločitev v življenjskem ciklu podatkov in ne nadomešča varnostnega kopiranja. Kadrovska služba mora še vedno določiti, kaj je treba hraniti, kdo lahko do tega dostopa in kdaj je treba podatke odstraniti. Zmogljivosti in razpoložljivost paketov so odvisne od izdelka in regije, zato ustrezno postavitev preverite pri ekipi Gecko.

Kako je zagotovljen nadzor nad Gecko AI?

Gecko AI temelji na Salesforce Agentforce. Webinar je izpostavil tri področja, ki so pomembna, ko umetna inteligenca dela s kadrovskimi informacijami.

Einstein Trust Layer temelji na dogovorih o ničelni hrambi s ponudniki jezikovnih modelov tretjih oseb: ti podatkov ne hranijo in jih ne uporabljajo za učenje svojih modelov. Ta zaveza velja za te ponudnike. Salesforce lahko v okviru svojih storitev hrani revizijske zapise in zapise sej.

Varovala Agentforce (guardrails) določajo dovoljeno vedenje, dostop pa nadzorujejo konfigurirana dejanja ter dovoljenja Salesforce za zapise in polja. Marko je kot primer navedel Agenta za rekruterje: med njegovimi omejitvami je tudi prepoved poizvedovanja o kandidatih prek virov, ki jih ne sme uporabljati.

Agentforce Observability in Session Tracing lahko beležita interakcije in dejanja za spremljanje, preglede in revizije, če sta ustrezno omogočena in licencirana. Ti zapisi ekipam pomagajo razumeti, kaj se je zgodilo. Ne odpravljajo pa potrebe po pregledu rezultatov umetne inteligence in upravljanju načina uporabe orodja.

Kje naj kadrovska služba in IT začneta?

Izberite resničen scenarij: nepričakovan izvoz seznama zaposlenih, nenamerno spremembo zapisa ali interakcijo z umetno inteligenco, ki jo je treba pregledati. Preverite, katere zaščite ga danes pokrivajo, kateri dokazi bi bili na voljo in kdo bi se odzval.

Morebitne vrzeli nato preglejte z ekipo Gecko. Event Monitoring, Backup & Recover in Archive so izbirni dodatki, prava kombinacija pa je odvisna od vaših tveganj in zahtev. Varnostni mehanizmi lahko podprejo delo na področju skladnosti s predpisi, vendar je treba konfiguracijo, notranje pravilnike in veljavne zakonske obveznosti še vedno pregledati. Ciljno usmerjen demo lahko ta pogovor naredi veliko bolj konkreten.

Oglejte si, kako naš CEO pojasnjuje digitalno odpornost:

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo