Digitalna otpornost uz Gecko HRM: vodič za HR timove

Dodatna provera pri prijavljivanju retko stiže u pravom trenutku. Upravo završavate izveštaj, a sistem od vas ponovo traži da potvrdite svoj identitet. Korisno je znati šta se tim prekidom štiti.

HR sistemi sadrže informacije za koje ljudi očekuju da će ih poslodavac pažljivo čuvati. Digitalna otpornost znači zaštititi pristup tim informacijama, uočiti zabrinjavajuće aktivnosti i imati način za oporavak kada nešto krene naopako.

Na našem oktobarskom webinaru o proizvodu Marko Perme, izvršni direktor kompanije Gecko HRM, objasnio je zašto je ovo prioritet dok se veštačka inteligencija razvija, a bezbednosni rizici menjaju. Predstavio je i zaštite koje su uključene u Gecko, kao i opcione Salesforce dodatke dostupne organizacijama kojima je potrebna veća kontrola, posebno onima u regulisanim delatnostima ili onima izloženim većem sajber riziku.

Koja bezbednosna poboljšanja su uključena u Gecko?

Nedavne nadogradnje platforme jačaju bezbednost prijavljivanja i osetljivih radnji sa izveštajima. Deo su osnovne zaštite opisane na webinaru, pa korisnici ne moraju da kupe Event Monitoring da bi dobili ova poboljšanja.

• Višefaktorska autentifikacija (MFA) dodaje proveru identiteta za interne korisnike Salesforce-a, uključujući one koji se prijavljuju putem SSO-a. Dodatne provere mogu da se primene i na nepoznate uređaje ili na SSO autentifikaciju koja ne ispunjava zahteve platforme.
• MFA otporan na fišing koristi pristupne ključeve (passkeys) ili bezbednosne ključeve za administratore i druge privilegovane korisnike. Ovim nalozima je potrebna posebna pažnja jer njihova ovlašćenja sežu dalje.
• Prošireno otkrivanje i ograničavanje anomalija pri prijavljivanju pomaže u rešavanju sumnjivih prijava. Dodatna provera (step-up) uvodi još jednu kontrolu kod relevantnih interaktivnih izvoza izveštaja.

Tačni upiti zavise od licence, ovlašćenja i podešavanja autentifikacije. Spoljni korisnici Experience Cloud-a izuzeti su od zahteva platforme za MFA. Provera pri izvozu izveštaja ima sopstvene izuzetke, uključujući spoljne korisnike Experience Cloud-a i neinteraktivne API sesije. Samo pregledanje izveštaja je ne pokreće.

Marko se zahvalio postojećim korisnicima što su se prilagodili dodatnim proverama. Malo dodatnog napora ima više smisla kada bi neka radnja mogla da pretvori podatke o zaposlenima u datoteku za preuzimanje.

Šta donosi Event Monitoring?

Event Monitoring je opcioni dodatak za organizacije kojima je potreban bolji uvid u podržane aktivnosti u sistemu. Detaljni zapisi mogu da pomognu u istraživanju incidenata i obezbede dokaze za revizije.

Uz konfigurisane Transaction Security politike timovi mogu da prate podržane događaje kao što su neuobičajena prijavljivanja, preuzimanja velikih izveštaja ili datoteka i promene ovlašćenja. U zavisnosti od događaja i politike, odgovor može biti obaveštenje, blokirana radnja ili dodatna provera identiteta.

Za HR je koristan primer pravilo koje označava ili blokira izvoz velike liste zaposlenih. Organizacija odlučuje koji su uslovi važni i ko treba da primi upozorenje. Obim praćenja i pravila zahtevaju konfiguraciju. To nije zapis svakog pregledanog polja niti garancija da će svako curenje podataka biti zaustavljeno.

Koja je razlika između rezervne kopije, oporavka i arhiviranja?

Gecko već ima standardnu zaštitu podataka. Opcioni dodaci za velike organizacije o kojima se govorilo na webinaru pružaju veću kontrolu nad rezervnim kopijama, ciljanim oporavkom i starijim zapisima.

• Backup & Recover može da podrži dodatne rezervne kopije, uključujući izvoz u skladište kojim upravlja korisnik, na primer lokalno skladište. Vođeni, ciljani oporavak pomaže da se vrate obrisani ili izmenjeni zapisi. Dogovorite zahteve za oporavak i testirajte postupak pre nego što vam zatreba.
• Archive premešta starije, neaktivne zapise iz aktivnog Salesforce skladišta, a pritom oni ostaju dostupni ovlašćenim korisnicima. Prilagodljiva pravila podržavaju pristup organizacije čuvanju podataka i oslobađaju aktivno skladište.

Arhiviranje je posebna odluka u životnom ciklusu podataka, a ne zamena za rezervnu kopiju. HR i dalje mora da definiše šta mora da se čuva, ko tome može da pristupi i kada podatke treba ukloniti. Mogućnosti i dostupnost paketa zavise od proizvoda i regiona, zato odgovarajuća podešavanja proverite sa timom Gecko.

Kako se kontroliše Gecko AI?

Gecko AI je izgrađen na platformi Salesforce Agentforce. Webinar je istakao tri oblasti koje su važne kada veštačka inteligencija radi sa HR informacijama.

Einstein Trust Layer koristi ugovore o nultom zadržavanju podataka sa spoljnim pružaocima jezičkih modela: oni ne zadržavaju podatke niti ih koriste za treniranje svojih modela. To obećanje se odnosi na te pružaoce. Salesforce može da zadrži revizorske zapise i zapise sesija u okviru svojih usluga.

Zaštitna pravila (guardrails) u Agentforce-u definišu dozvoljeno ponašanje, a pristup kontrolišu konfigurisane radnje i Salesforce ovlašćenja nad zapisima i poljima. Marko je kao primer naveo Agenta za regrutere: njegova ograničenja uključuju zabranu istraživanja kandidata putem izvora koje nema dozvolu da koristi.

Agentforce Observability i Session Tracing mogu da beleže interakcije i radnje radi praćenja, pregleda i revizija, uz potrebnu aktivaciju i licenciranje. Ti zapisi pomažu timovima da utvrde šta se desilo. Ali ne uklanjaju potrebu za proverom rezultata veštačke inteligencije niti za upravljanjem načinom na koji se alat koristi.

Odakle HR i IT treba da počnu?

Izaberite stvaran scenario: neočekivani izvoz liste zaposlenih, slučajnu izmenu zapisa ili interakciju sa veštačkom inteligencijom koju treba proveriti. Zapitajte se koje ga zaštite danas pokrivaju, koji bi dokazi bili dostupni i ko bi reagovao.

Zatim sve nedostatke razmotrite sa timom Gecko. Event Monitoring, Backup & Recover i Archive su opcioni dodaci, a prava kombinacija zavisi od vaših rizika i zahteva. Bezbednosne kontrole mogu da podrže rad na usaglašenosti sa propisima, ali konfiguraciju, interne pravilnike i važeće zakonske obaveze i dalje treba proveriti. Ciljani demo može da učini taj razgovor mnogo konkretnijim.

Pogledajte kako naš izvršni direktor objašnjava digitalnu otpornost:

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo