Digitalna otpornost uz Gecko HRM: vodič za HR timove

Dodatna provjera pri prijavi rijetko stiže u pravom trenutku. Upravo dovršavate izvještaj, a sustav od vas ponovno traži da potvrdite svoj identitet. Korisno je znati što se tim prekidom štiti.

HR sustavi sadrže informacije za koje ljudi očekuju da će ih poslodavac pažljivo čuvati. Digitalna otpornost znači zaštititi pristup tim informacijama, uočiti zabrinjavajuće aktivnosti i imati način za oporavak kada nešto pođe po zlu.

Na našem listopadskom webinaru o proizvodu Marko Perme, izvršni direktor tvrtke Gecko HRM, objasnio je zašto je to prioritet dok se umjetna inteligencija razvija, a sigurnosni rizici mijenjaju. Predstavio je i zaštite uključene u Gecko te neobavezne Salesforce dodatke dostupne organizacijama kojima je potrebna veća kontrola, posebno onima u reguliranim djelatnostima ili onima izloženima većem kibernetičkom riziku.

Koja su sigurnosna poboljšanja uključena u Gecko?

Nedavne nadogradnje platforme jačaju sigurnost prijava i osjetljivih radnji s izvještajima. Dio su osnovne zaštite opisane na webinaru, pa korisnici ne moraju kupiti Event Monitoring kako bi dobili ta poboljšanja.

• Višefaktorska autentifikacija (MFA) dodaje provjeru identiteta za interne korisnike Salesforcea, uključujući one koji se prijavljuju putem SSO-a. Dodatne provjere mogu se primijeniti i na nepoznate uređaje ili na SSO autentifikaciju koja ne zadovoljava zahtjeve platforme.
• MFA otporan na phishing koristi pristupne ključeve (passkeys) ili sigurnosne ključeve za administratore i druge privilegirane korisnike. Tim je računima potrebna posebna pažnja jer njihove ovlasti sežu dalje.
• Prošireno otkrivanje i ograničavanje anomalija pri prijavi pomaže u rješavanju sumnjivih prijava. Dodatna provjera (step-up) uvodi još jednu kontrolu kod relevantnih interaktivnih izvoza izvještaja.

Točni upiti ovise o licenci, ovlastima i postavkama autentifikacije. Vanjski korisnici Experience Clouda izuzeti su od zahtjeva platforme za MFA. Provjera pri izvozu izvještaja ima vlastite iznimke, uključujući vanjske korisnike Experience Clouda i neinteraktivne API sesije. Samo pregledavanje izvještaja ne pokreće je.

Marko je zahvalio postojećim korisnicima što su se prilagodili dodatnim provjerama. Malo dodatnog napora ima više smisla kada bi neka radnja mogla podatke o zaposlenicima pretvoriti u datoteku za preuzimanje.

Što donosi Event Monitoring?

Event Monitoring je neobavezni dodatak za organizacije kojima je potreban bolji uvid u podržane aktivnosti u sustavu. Detaljni zapisnici mogu pomoći u istraživanju incidenata i pružiti dokaze za revizije.

Uz konfigurirana pravila Transaction Security timovi mogu pratiti podržane događaje kao što su neuobičajene prijave, preuzimanja velikih izvještaja ili datoteka te promjene ovlasti. Ovisno o događaju i pravilu, odgovor može biti obavijest, blokirana radnja ili dodatna provjera identiteta.

Za HR je koristan primjer pravilo koje označava ili blokira izvoz velikog popisa zaposlenika. Organizacija odlučuje koji su uvjeti važni i tko treba primiti upozorenje. Opseg praćenja i pravila zahtijevaju konfiguraciju. To nije zapis svakog pregledanog polja niti jamstvo da će svako curenje podataka biti zaustavljeno.

Koja je razlika između sigurnosne kopije, oporavka i arhiviranja?

Gecko već ima standardnu zaštitu podataka. Neobavezni dodaci za velike organizacije o kojima se govorilo na webinaru pružaju veću kontrolu nad sigurnosnim kopijama, ciljanim oporavkom i starijim zapisima.

• Backup & Recover može podržati dodatne sigurnosne kopije, uključujući izvoz u pohranu kojom upravlja korisnik, primjerice lokalnu pohranu. Vođeni, ciljani oporavak pomaže vratiti izbrisane ili izmijenjene zapise. Dogovorite zahtjeve za oporavak i testirajte postupak prije nego što vam zatreba.
• Archive premješta starije, neaktivne zapise iz aktivne Salesforce pohrane, a pritom oni ostaju dostupni ovlaštenim korisnicima. Prilagodljiva pravila podržavaju pristup organizacije čuvanju podataka i oslobađaju aktivnu pohranu.

Arhiviranje je posebna odluka u životnom ciklusu podataka, a ne zamjena za sigurnosnu kopiju. HR i dalje mora definirati što se mora čuvati, tko tome može pristupiti i kada podatke treba ukloniti. Mogućnosti i dostupnost paketa ovise o proizvodu i regiji, stoga odgovarajuće postavke provjerite s timom Gecko.

Kako se nadzire Gecko AI?

Gecko AI izgrađen je na platformi Salesforce Agentforce. Webinar je istaknuo tri područja koja su važna kada umjetna inteligencija radi s HR informacijama.

Einstein Trust Layer koristi ugovore o nultom zadržavanju podataka s vanjskim pružateljima jezičnih modela: oni ne zadržavaju podatke niti ih koriste za treniranje svojih modela. To se obećanje odnosi na te pružatelje. Salesforce može zadržati revizijske zapise i zapise sesija unutar svojih usluga.

Zaštitna pravila (guardrails) u Agentforceu definiraju dopušteno ponašanje, a pristup kontroliraju konfigurirane radnje te Salesforce ovlasti nad zapisima i poljima. Marko je kao primjer naveo Agenta za regrutere: njegova ograničenja uključuju zabranu istraživanja kandidata putem izvora koje nema dopuštenje koristiti.

Agentforce Observability i Session Tracing mogu bilježiti interakcije i radnje radi praćenja, pregleda i revizija, uz potrebnu aktivaciju i licenciranje. Ti zapisi pomažu timovima da utvrde što se dogodilo. No ne uklanjaju potrebu za provjerom rezultata umjetne inteligencije ni za upravljanjem načinom na koji se alat koristi.

Odakle bi HR i IT trebali krenuti?

Odaberite stvaran scenarij: neočekivani izvoz popisa zaposlenika, slučajnu izmjenu zapisa ili interakciju s umjetnom inteligencijom koju treba provjeriti. Zapitajte se koje ga zaštite danas pokrivaju, koji bi dokazi bili dostupni i tko bi reagirao.

Zatim sve nedostatke razmotrite s timom Gecko. Event Monitoring, Backup & Recover i Archive neobavezni su dodaci, a prava kombinacija ovisi o vašim rizicima i zahtjevima. Sigurnosne kontrole mogu poduprijeti rad na sukladnosti s propisima, ali konfiguraciju, interne pravilnike i primjenjive zakonske obveze i dalje treba provjeriti. Ciljani demo može taj razgovor učiniti puno konkretnijim.

Pogledajte kako naš izvršni direktor objašnjava digitalnu otpornost:

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo