Digitální odolnost s Gecko HRM: průvodce pro HR týmy

Dodatečné ověření při přihlášení málokdy přijde ve vhodnou chvíli. Právě dokončujete report a systém po vás znovu chce potvrzení totožnosti. Pomáhá vědět, co toto přerušení chrání.

HR systémy uchovávají informace, u kterých lidé očekávají, že s nimi zaměstnavatel bude zacházet pečlivě. Digitální odolnost znamená chránit přístup k těmto informacím, včas odhalit podezřelou aktivitu a mít možnost obnovy, když se něco pokazí.

Na našem říjnovém produktovém webináři vysvětlil Marko Perme, generální ředitel Gecko HRM, proč je to s rozvojem AI a měnícími se bezpečnostními riziky priorita. Představil také ochranu, kterou Gecko obsahuje, a volitelné doplňky Salesforce pro organizace, které potřebují větší kontrolu, zejména v regulovaných odvětvích nebo tam, kde hrozí vyšší kybernetické riziko.

Jaká bezpečnostní vylepšení Gecko obsahuje?

Nedávné aktualizace platformy posilují zabezpečení přihlašování a citlivých operací s reporty. Jsou součástí základní ochrany popsané ve webináři, takže zákazníci si kvůli nim nemusí kupovat Event Monitoring.

• Vícefaktorové ověřování (MFA) přidává ověření totožnosti pro interní uživatele Salesforce, včetně těch, kteří se přihlašují přes SSO. Další kontroly se mohou uplatnit i u neznámých zařízení nebo u ověření přes SSO, které nesplňuje požadavky platformy.
• MFA odolné vůči phishingu používá u administrátorů a dalších privilegovaných uživatelů přístupové klíče (passkeys) nebo bezpečnostní klíče. Tyto účty vyžadují zvláštní péči, protože jejich oprávnění sahají dál.
• Rozšířená detekce a omezení anomálií při přihlašování pomáhají řešit podezřelá přihlášení. Stupňované ověření (step-up) přidává další kontrolu u příslušných interaktivních exportů reportů.

Konkrétní výzvy závisí na licenci, oprávněních a nastavení ověřování. Externí uživatelé Experience Cloud jsou z požadavku platformy na MFA vyjmuti. Kontrola při exportu reportů má vlastní výjimky, mimo jiné pro externí uživatele Experience Cloud a neinteraktivní relace API. Samotné zobrazení reportu ji nespustí.

Marko poděkoval stávajícím zákazníkům, že se dodatečným kontrolám přizpůsobili. Trocha zdržení dává větší smysl, když by daná akce mohla data zaměstnanců dostat do souboru ke stažení.

Co přináší Event Monitoring?

Event Monitoring je volitelný doplněk pro organizace, které potřebují lepší přehled o podporovaných aktivitách v systému. Podrobné logy mohou pomoci při vyšetřování incidentů a poskytnout podklady pro audity.

Pomocí nakonfigurovaných zásad Transaction Security mohou týmy sledovat podporované události, jako jsou neobvyklá přihlášení, stahování rozsáhlých reportů nebo souborů a změny oprávnění. Podle události a zásady může být reakcí upozornění, zablokovaná akce nebo dodatečné ověření totožnosti.

Pro HR je užitečným příkladem pravidlo, které označí nebo zablokuje export rozsáhlého seznamu zaměstnanců. Organizace sama rozhoduje, které podmínky jsou důležité a kdo má upozornění dostat. Rozsah sledování i pravidla je potřeba nakonfigurovat. Nejde o záznam každého zobrazeného pole ani o záruku, že se podaří zastavit každý únik dat.

Jak se liší zálohování, obnova a archivace?

Gecko už standardní ochranu dat obsahuje. Volitelné doplňky pro větší organizace, o kterých se mluvilo ve webináři, poskytují větší kontrolu nad záložními kopiemi, cíleným obnovením a staršími záznamy.

• Backup & Recover umožňuje vytvářet další záložní kopie, včetně exportu do úložiště spravovaného zákazníkem, například do lokálního úložiště. Řízené, cílené obnovení pomáhá vrátit smazané nebo změněné záznamy. Požadavky na obnovu si předem dohodněte a postup otestujte dřív, než ho budete potřebovat.
• Archive přesouvá starší, neaktivní záznamy z aktivního úložiště Salesforce, přičemž zůstávají dostupné oprávněným uživatelům. Nastavitelné zásady podporují přístup organizace k uchovávání dat a uvolňují aktivní úložiště.

Archivace je samostatné rozhodnutí v životním cyklu dat, nikoli náhrada zálohování. HR musí i nadále určit, co je nutné uchovávat, kdo k tomu má přístup a kdy se mají data odstranit. Možnosti a dostupnost balíčků závisí na produktu a regionu, proto si vhodné nastavení ověřte u týmu Gecko.

Jak je zajištěna kontrola nad Gecko AI?

Gecko AI je postavené na Salesforce Agentforce. Webinář vyzdvihl tři oblasti, na kterých záleží, když AI pracuje s HR informacemi.

Einstein Trust Layer využívá s externími poskytovateli jazykových modelů smlouvy o nulovém uchovávání dat: poskytovatelé data neuchovávají ani je nepoužívají k trénování svých modelů. Tento závazek platí pro tyto poskytovatele. Salesforce může v rámci svých služeb uchovávat auditní záznamy a záznamy relací.

Mantinely Agentforce (guardrails) určují povolené chování, zatímco přístup řídí nakonfigurované akce a oprávnění Salesforce k záznamům a polím. Marko uvedl jako příklad Agenta pro náboráře: mezi jeho omezení patří zákaz vyhledávat informace o kandidátech ve zdrojích, které nesmí používat.

Agentforce Observability a Session Tracing mohou zaznamenávat interakce a akce pro monitoring, kontroly a audity, pokud jsou zapnuté a licencované. Tyto záznamy týmům pomáhají zjistit, co se stalo. Neodstraňují však potřebu kontrolovat výstupy AI a řídit, jak se nástroj používá.

Kde by HR a IT měly začít?

Vyberte si reálný scénář: nečekaný export seznamu zaměstnanců, nechtěnou změnu záznamu nebo interakci s AI, kterou je potřeba prověřit. Zjistěte, jaká ochrana ho dnes pokrývá, jaké podklady by byly k dispozici a kdo by reagoval.

Případné mezery pak proberte s týmem Gecko. Event Monitoring, Backup & Recover a Archive jsou volitelné doplňky a správná kombinace závisí na vašich rizicích a požadavcích. Bezpečnostní opatření mohou podpořit práci na souladu s předpisy, konfiguraci, interní směrnice a příslušné zákonné povinnosti je ale stále potřeba prověřit. Cílené demo může celý rozhovor výrazně zkonkretizovat.

Podívejte se, jak náš generální ředitel vysvětluje digitální odolnost:

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo