Več kot 20 prihranjenih delovnih ur na mesec pri 100-% uvajanju novih zaposlenih in 100-% upravljanju uspešnosti: kako je podjetje PharmaS optimiziralo svoje kadrovske operacije na 8 trgih

Izziv: nadgradnja kadrovskih operacij brez poporodnih krčev

Podjetje PharmaS, proizvajalec in distributer farmacevtskih izdelkov, ki deluje na osmih trgih, se je soočalo z znanim, a kritičnim izzivom – kadrovskimi procesi, ki preprosto niso mogli slediti povečanemu obsegu poslovanja. Podjetju s 400 zaposlenimi, tremi proizvodnimi lokacijami in skoraj 100.000 prodajnimi mesti je neučinkovito upravljanje kadrovskih operacij predstavljalo vse trdovratnejši izziv.

Ročni procesi, kot so odobritve dopustov, pregledi uspešnosti in uvajanje, so ustvarjali nepotrebne zamude, vodili v nedoslednost podatkov in močno oteževali poročanje. Zaposleni v oddelku za človeške vire so porabili preveč časa za ukvarjanje s papirologijo, namesto da bi se osredotočili na strateške pobude. Kaj hitro je postalo jasno, da podjetje PharmaS potrebuje digitalno rešitev, ki bi bila kos kompleksnosti mednarodnega poslovanja in hkrati zagotavljala skladnost s strogimi industrijskimi predpisi.

Pot do preobrazbe: na sceno vstopi Gecko HRM

Odkar so uvedli rešitev Gecko HRM, podjetje PharmaS beleži konkretne izboljšave na področju kadrovske učinkovitosti, skladnosti in izkušnje zaposlenih. To jim je uspelo z naslednjimi prijemi:

1. Zmanjšan obseg dela za oddelek za človeške vire

Preden so začeli uporabljati rešitev Gecko HRM, je bil oddelek za človeške vire zasut do vratu z administrativnimi nalogami. Po novem podjetje PharmaS s centraliziranimi podatki in avtomatiziranimi poteki dela prihrani vsaj 20 delovnih ur na mesec, samo kar zadeva ročna administrativna opravila.

2. Uvajanje v polnem pomenu besede

Strukturirano uvajanje je bilo nekoč zgolj utopična misel. Pred uvedbo rešitve Gecko je samo 20-30 % novih zaposlenih prejelo dejanski uradni načrt uvajanja. Pa zdaj? Novi zaposleni so 100-odstotno deležni strukturiranega uvajanja, ki jih od prvega dne pripravi na uspeh.

3. Upravljanje uspešnosti za vsakogar

Postopek pregleda uspešnosti v podjetju PharmaS je v preteklosti zajemal le 60 % zaposlenih – večinoma tistih na ključnih položajih. Po vpeljavi rešitve Gecko HRM se je ta številka povzpela na 100 %, kar zagotavlja, da vsak zaposleni dobi redne povratne informacije in sodeluje v razpravah o razvoju kariere.

Te izboljšave kažejo, kako rešitev Gecko HRM ni zgolj racionalizirala kadrovskih procesov, temveč tudi izboljšala splošno izkušnjo zaposlenih v podjetju PharmaS, od uvajanja do stalnega upravljanja uspešnosti. Sposobnost sistema za centralizacijo podatkov in avtomatizacijo ključnih procesov je v celoti preobrazila kadrovsko poslovanje podjetja.

Zakaj se je podjetje PharmaS odločilo za rešitev Gecko HRM:

• Skladnost s predpisi: Gecko se z lahkoto prilagodi lokalnim predpisom, kar je ključnega pomena za podjetje, ki deluje na osmih trgih.
• Preprosta uporaba: oddelek za človeške vire in širša organizacija sta hitro osvojila naš intuitivni vmesnik.
• Namenska podpora: ekipa PharmaS z izbranimi besedami govori o odlični podpori ekipe Gecko med implementacijo rešitve in po njej.

Celovit pristop: od kadrovskega kaosa do digitalne odličnosti

Gecko HRM ni samo racionaliziral ene ali dveh kadrovskih funkcij; preoblikoval je celotno kadrovsko področje podjetja PharmaS. Kaj se je spremenilo:

• Interorganizacijska nadgradljivost: rešitev Gecko omogoča nemoteno širitev, vključno z uvajanjem novega španskega podjetja, kar zagotavlja nemoteno integracijo prevzetih podjetij v prihodnosti.
• Revolucija v upravljanju uspešnosti: prehod z dejanske papirologije na popolnoma digitalni sistem z uporabno analitiko.
• Izboljšano uvajanje in “izkrcavanje”: Gecko uvaja strukturirane razgovore ob prenehanju zaposlitve in ankete o zadovoljstvu z uvajanjem za bolj uspešno tranzicijo zaposlenih.
• Upravljanje sredstev: en upravljavec zdaj nadzira vire na več lokacijah, kar zmanjšuje možnost napak in neučinkovitost.
• Upravljanje digitalne odsotnosti: zamenjava zastarelih prošenj za dopust v papirnati obliki s spletnim sistemom, vključno s sledenjem dela na daljavo.
• Optimizirani poteki dela za potne stroške: uvedba odobritev s strani vodij oddelkov in skladnost z lokalnimi predpisi.
• Prilagojene politike dopusta za posamezne države: avtomatizirani izračuni letnega dopusta, zmanjšanje administrativne delovne obremenitve kadrovskih služb.
• Upravljanje usposabljanj: uvedba digitalnega kataloga usposabljanj za spremljanje udeležbe zaposlenih in kariernega razvoja.
• Avtomatizacija dokumentov in kadrovska analitika: manj ročnega dela in zagotavljanje uporabnih podatkov za kadrovske službe, ki omogočajo pametnejše odločanje.

Brezhibna integracija za boljše kadrovske procese v prihodnosti

Podjetje PharmaS ni le posodobilo svojih kadrovskih operacij, temveč jih je pripravilo na prihodnost. Brezhibna integracija rešitve Gecko HRM s sistemom SAP zagotavlja boljše upravljanje plačilne liste kot kdaj koli prej. Poleg tega sistem enotne prijave (SSO) zaposlenim in vodjem zagotavlja brezhibno uporabniško izkušnjo.

Podjetje PharmaS je poenotilo svoje kadrovske operacije, zmanjšalo ročno delo in zagotovilo skladnost v več državah — hkrati pa izboljšalo izkušnjo za zaposlene in kadrovske ekipe. Rezultat? Digitalen kadrovski sistem, ki je agilen, učinkovit in pripravljen na vse, kar sledi.

Poenostavite HR procese!

Rezervirajte svoj termin za posvet

Vas zanima kako lahko Gecko spremeni vaš HR? Prijavite se na brezplačno demo predstavitev in odkrijte, kako vam lahko pomaga poenostaviti procese, zvišati zavzetost zaposlenih in izboljšati rezultate.

Želim demo