HR v proizvodnji: Kako je Yaskawa prihranila 120 ur na leto

Yaskawa Electric Corporation je globalno prepoznano podjetje na področju industrijske avtomatizacije, robotike ter pogonov in krmiljenja gibanja, z več kot stoletjem inovacij od ustanovitve na Japonskem leta 1915. Prisotni so po vsej Evropi, v Sloveniji pa podjetje upravlja dve proizvodni lokaciji ter prodajo v Kočevju in zaposluje več kot 220 ljudi.

Ko globalno vodilno podjetje na področju robotike deluje na več proizvodnih lokacijah, kompleksnost v HR procesih hitro naraste. Nepovezani sistemi, ročni procesi in omejena preglednost lahko upočasnijo tudi najbolj učinkovite ekipe.

To je bil izziv, s katerim se je soočala Yaskawa Slovenija. Z jasno vizijo modernizacije HR in poenotenja procesov so se obrnili na Gecko HRM za uvedbo enotne, razširljive rešitve pod vodstvom Andreje Petelin.

Izziv: razdrobljeni sistemi in ročni procesi 

Pred uvedbo Gecko HRM so bili HR procesi v Yaskawi odvisni od ročnega dela in nepovezanih orodij.

Ključni izzivi so vključevali:

• HR podatki, shranjeni v preglednicah in zunanjih sistemih
• Omejena integracija s ponudniki obračuna plač
• Brez enotne platforme za upravljanje življenjskega cikla zaposlenih
• Ročno sledenje sredstvom, uvajanju in odhodu zaposlenih
• Zaposleni v proizvodnji brez neposrednega dostopa do sistema in posledično večje administrativno breme

Kot je bilo ugotovljeno v začetni analizi, je velik del HR funkcije temeljil na različnih preglednicah, tudi pri ključnih procesih, kot je priprava obračuna plač. Organizacija je potrebovala več kot le postopne izboljšave.

Cilj: Ena celovita HR rešitev

Cilj Yaskawe je bil jasen: nepovezana orodja nadomestiti z eno platformo, ki bi podpirala celotno HR administracijo, zaposlovanje in onboarding, upravljanje odsotnosti in letnih dopustov, dokumentacijo skladno s predpisi ter integracijo z obstoječimi sistemi.

Najpomembneje pa je bilo, da so želeli rešitev, ki lahko raste skupaj z njihovim poslovanjem in hkrati zagotavlja strog nadzor nad procesi.

Rešitev: Od razdrobljenih podatkov do popolnega nadzora

Yaskawi ni manjkalo zmogljivosti. Manjkala ji je povezanost.

HR podatki so bili razpršeni, procesi ročni, delovni tokovi, kot so onboarding, upravljanje odsotnosti in offboarding, pa niso bili usklajeni. To je ustvarjalo nepotreben administrativni pritisk in omejeno preglednost med različnimi entitetami in lokacijami.

Gecko je to rešil z uvedbo enotnega in strukturiranega HR okolja, prilagojenega operativni realnosti podjetja Yaskawa.

Vpeljava strukture v osrednje HR procese

Namesto upravljanja podatkov o zaposlenih v več različnih orodjih je Yaskawa pridobila enoten centraliziran sistem, ki omogoča popoln pregled nad zaposlenimi.

Ta sprememba je omogočila:

• Jasno organizacijsko strukturo med vsemi entitetami in lokacijami
• Avtomatiziran izračun letnega dopusta brez ročnih napak
• Vgrajeno generiranje dokumentov z dokumentacijo skladno s predpisi
• Zanesljivo pripravo podatkov za obračun plač preko strukturiranih izvozov

Rezultat ni bila zgolj večja učinkovitost, temveč tudi večje zaupanje v točnost podatkov in skladnost procesov.

Poenostavljeno zaposlovanje in onboarding

Prej sta zaposlovanje in onboarding zahtevala veliko korakov in ročnega usklajevanja. Z Gecko rešitvijo so procesi postali povezani in predvidljivi:

• Objave delovnih mest se zdaj neposredno prenašajo iz sistema na spletno stran Yaskawe
• Onboarding poteka po strukturiranih delovnih tokovih, ki zagotavljajo doslednost
• Zaključena usposabljanja se spremljajo, HR in vodje pa imajo popoln pregled

To ustvarja boljšo izkušnjo tako za HR kot za nove zaposlene ter zmanjšuje administrativno obremenitev.

Zagotavljanje doslednosti skozi celoten življenjski cikel zaposlitve

Offboarding je pogosto spregledan, čeprav je ključen za skladnost in zajem znanja. Yaskawa je uvedla standardiziran in sledljiv pristop:

• Izhodni razgovori se izvajajo digitalno
• Offboarding procesi so poenoteni v celotni organizaciji
• Vsak korak je dokumentiran, kar ustvarja jasno revizijsko sled

Tako je tudi zadnja faza poti zaposlenega vodena strukturirano in odgovorno.

Večji nadzor nad sredstvi in opremo

V proizvodnem okolju je spremljanje izdane opreme nujno, vendar pogosto ročno. Yaskawa je to področje poenostavila z:

• Popolnim pregledom nad tem, kdo uporablja katero opremo, od uniform do zaščitne opreme
• Večjo odgovornostjo in zmanjšanim operativnim tveganjem

Preprosta izboljšava z neposrednim operativnim učinkom.

Spodbujanje uporabe v proizvodnem okolju

Pomemben vidik projekta je bil, da zaposleni v proizvodnji niso imeli neposrednega dostopa do računalnikov in sistema. Namesto njih so vnose izvajali vodje ekip.

Prilagodljiva zasnova Gecko sistema je zagotovila:

• da so lahko vodje učinkovito upravljali ekipe brez dodatne kompleksnosti,
• da je HR ohranil popoln nadzor in pregled,
• da so procesi ostali enotni za vse skupine zaposlenih.

Uspeh projekta ni temeljil le na tehnologiji, ampak tudi na odličnem sodelovanju.

Ta raven angažiranosti je omogočila hitro uvedbo in kakovostno implementacijo.

Rezultat: Enotna HR platforma, pripravljena na rast

Z uvedbo Gecko rešitve Yaskawa ni zgolj modernizirala HR-ja. Temeljito je spremenila način delovanja. Z zamenjavo razdrobljenih orodij z enotno platformo je HR funkcija prešla iz reaktivne administracije v proaktivno upravljanje ter pridobila preglednost in nadzor, potreben za podporo rastoči proizvodni organizaciji.

Kar je bilo nekoč skupek nepovezanih procesov, je danes strukturiran HR ekosistem, ki podpira tako operativno učinkovitost kot dolgoročno strategijo.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo