HR u proizvodnji: Kako je Yaskawa uštedjela 120 sati godišnje

Yaskawa Electric Corporation globalno je poznata po industrijskoj automatizaciji, robotici te pogonima i motion control rješenjima, s više od stoljeća inovacija od osnutka u Japanu 1915. godine. Ima snažnu prisutnost diljem Europe, a u Sloveniji posluje kroz dvije proizvodne lokacije i prodaju u Kočevju te zapošljava više od 220 ljudi kroz više pravnih subjekata.

Kada globalni lider u robotici posluje na više proizvodnih lokacija, HR kompleksnost brzo raste. Nepovezani sustavi, ručni procesi i ograničena vidljivost mogu usporiti i najorganiziranije timove.

Upravo s tim izazovom suočila se Yaskawa Slovenija. S jasnom vizijom modernizacije HR-a i povezivanja procesa, odlučili su implementirati Gecko HRM kao jedinstveno i skalabilno rješenje pod vodstvom Andreje Petelin.

Izazov: Fragmentirani sustavi i ručni procesi 

Prije implementacije Gecko HRM-a, HR procesi u Yaskawi oslanjali su se na ručni rad i nepovezane alate.

Ključni izazovi uključivali su:

• HR podaci raspoređeni kroz tablice i vanjske sustave
• Ograničena integracija s pružateljima payroll usluga
• Nepostojanje jedinstvene platforme za upravljanje životnim ciklusom zaposlenika
• Ručno praćenje opreme, onboardinga i offboardinga
• Zaposlenici u proizvodnji bez direktnog pristupa sustavu, što je povećavalo administrativno opterećenje

Kao što je utvrđeno u početnoj analizi, velik dio HR funkcije ovisio je o različitim tablicama, čak i za ključne procese poput pripreme podataka za obračun plaća. Organizaciji su bile potrebne više od postupnih promjena.

Cilj: Jedno sveobuhvatno HR rješenje

Cilj Yaskawe bio je jasan: zamijeniti fragmentirane alate jednom platformom koja podržava kompletnu HR administraciju, zapošljavanje i onboarding, upravljanje odsutnostima i godišnjim odmorima, dokumentaciju usklađenu s regulativom te integraciju s postojećim sustavima.

Najvažnije od svega, željeli su rješenje koje može rasti zajedno s njihovim poslovanjem uz zadržavanje stroge kontrole procesa.

Rješenje: Od fragmentiranih podataka do potpune kontrole

Yaskawi nije nedostajalo sposobnosti. Nedostajala joj je povezanost.

HR podaci bili su raspršeni, procesi ručni, a workflowi poput onboardinga, upravljanja odsutnostima i offboardinga nisu bili usklađeni. To je stvaralo nepotreban administrativni pritisak i ograničenu vidljivost između entiteta i lokacija.

Gecko je to riješio uvođenjem jedinstvenog i strukturiranog HR okruženja prilagođenog operativnoj stvarnosti Yaskawe.

Uvođenje strukture u ključne HR procese

Umjesto upravljanja podacima zaposlenika kroz više različitih alata, Yaskawa je dobila jedinstveni centralizirani sustav koji omogućuje potpun pregled nad zaposlenicima.

Ova promjena omogućila je:

• Jasnu organizacijsku strukturu kroz sve entitete i lokacije
• Automatizirani izračun godišnjih odmora bez ručnih pogrešaka
• Ugrađeno generiranje dokumenata s dokumentacijom usklađenom s regulativom
• Pouzdanu pripremu payroll podataka kroz strukturirane izvoze

Rezultat nije bila samo veća učinkovitost, već i veće povjerenje u točnost podataka i usklađenost procesa.

Pretvaranje zapošljavanja u jednostavno iskustvo

Ranije su zapošljavanje i onboarding zahtijevali više koraka i puno ručne koordinacije. Uz Gecko, ti su procesi postali povezani i predvidljivi:

• Oglasi za posao sada se automatski prenose iz sustava na Yaskawinu web stranicu
• Onboarding prati strukturirane workflowe koji osiguravaju dosljednost
• Završene edukacije se prate, a HR i menadžeri imaju potpunu vidljivost

To stvara bolje iskustvo za HR i nove zaposlenike te smanjuje administrativno opterećenje.

Stvaranje dosljednosti kroz cijeli životni ciklus zaposlenika

Offboarding se često zanemaruje, iako je ključan za usklađenost i prijenos znanja. Yaskawa je uvela standardiziran i sljediv pristup:

• Exit intervjui provode se digitalno
• Offboarding procesi usklađeni su kroz cijelu organizaciju
• Svaki korak je dokumentiran, stvarajući jasnu revizijsku evidenciju

Time je i završna faza zaposleničkog puta organizirana strukturirano i odgovorno.

Veća kontrola nad opremom i imovinom

U proizvodnom okruženju praćenje dodijeljene opreme je nužno, ali često ručno. Yaskawa je unaprijedila ovo područje omogućivši:

• Potpunu vidljivost tko koristi koju opremu, od uniformi do zaštitne opreme
• Veću odgovornost i smanjenje operativnog rizika

Jednostavno poboljšanje s trenutnim operativnim učinkom.act.

Poticanje korištenja u proizvodnom okruženju

Važan aspekt projekta bio je činjenica da zaposlenici u proizvodnji nisu imali direktan pristup računalima i sustavu. Umjesto njih, unosima su upravljali voditelji.

Fleksibilan dizajn Gecko sustava osigurao je:

• Da voditelji mogu učinkovito upravljati timovima bez dodatne kompleksnosti
• Da HR zadrži potpun nadzor i pregled
• Da procesi ostanu dosljedni za sve skupine zaposlenika

Uspjeh projekta nije bio rezultat samo tehnologije, već i snažne suradnje.

Ova razina angažmana omogućila je brzo usvajanje sustava i kvalitetnu implementaciju.

Rezultat: Jedinstvena HR platforma spremna za rast

Uz Gecko, Yaskawa nije samo modernizirala HR. Temeljno je promijenila način rada. Zamjenom fragmentiranih alata jedinstvenom platformom, HR je prešao iz reaktivne administracije u proaktivno upravljanje te dobio preglednost i kontrolu potrebne za podršku rastućoj proizvodnoj organizaciji.

Ono što je nekada bio skup nepovezanih procesa danas je strukturiran HR ekosustav koji podržava i operativnu učinkovitost i dugoročnu strategiju.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo