HR ve výrobě: jak Yaskawa ušetřila 120 hodin ročně

Yaskawa Electric Corporation je celosvětově známá díky průmyslové automatizaci, robotice a řešením pro pohony a řízení pohybu, a to už více než století od svého založení v Japonsku v roce 1915. Silně je zastoupena i v Evropě a ve Slovinsku provozuje dva výrobní závody a obchodní zastoupení v Kočevje, kde zaměstnává přes 220 lidí ve více právních subjektech.

Když globální líder v oblasti robotiky provozuje více výrobních závodů, rychle se dostaví i složitější HR agenda. Nepropojené systémy, manuální procesy a omezený přehled mohou zpomalit i ty nejschopnější týmy.

Přesně to byla výzva, které čelila Yaskawa Slovinsko. S jasnou vizí modernizovat HR a sjednotit procesy se obrátili na Gecko HRM, aby jim dodalo jedno škálovatelné řešení, a to pod vedením Andrey Petelinové.

Výzva: fragmentované systémy a manuální procesy

Než Yaskawa zavedla Gecko HRM, spoléhaly jejich HR procesy na manuální práci a nepropojené nástroje.

Mezi klíčové výzvy patřily:

• HR data roztřoušená v tabulkách a externích systémech
• Omezená integrace s poskytovateli mzdové agendy
• Chybějící jednotná platforma pro správu celého průběhu zaměstnaneckého poměru
• Manuální evidence majetku, onboardingu a offboardingu
• Výrobní zaměstnanci bez přímého přístupu do systému zvyšovali administrativní zátěž

Jak ukázalo úvodní posouzení, velká část HR fungování závisela na různých tabulkách, a to i u klíčových procesů, jako je příprava mezd. Organizace potřebovala víc než jen dílčí vylepšení.

Cíl: jedno komplexní HR řešení

Cíl Yaskawy byl jasný. Nahradit fragmentované nástroje jedinou platformou, která zvládne: kompletní HR administrativu od začátku do konce, nábor a onboarding, správu absencí a dovolené, dokumentaci připravenou na audit a integraci se stávajícími systémy.

A hlavně chtěli řešení, které poroste s jejich provozem a zároveň udrží pevnou kontrolu nad procesy.

Řešení: od fragmentovaných dat k plné kontrole

Yaskawě nechyběly schopnosti. Chyběla jí provázanost.

HR data byla rozptýlená, procesy manuální a postupy jako onboarding, správa dovolené nebo offboarding postrádaly jednotnost. To vytvářelo zbytečný administrativní tlak a omezovalo přehled napříč subjekty a lokalitami.

Gecko tento problém vyřešilo zavedením jednotného a strukturovaného HR prostředí, navrženého tak, aby odpovídalo provozní realitě Yaskawy.

Řád v klíčových HR procesech

Yaskawa místo správy dat o zaměstnancích v několika nástrojích teď má jediný systém, který poskytuje kompletní přehled o celé pracovní síle.

Tato změna umožnila:

• Jasnou organizační strukturu napříč všemi subjekty a lokalitami
• Automatizovaný výpočet dovolené bez rizika manuálních chyb
• Vestavěné generování dokumentů s podklady připravenými na audit
• Spolehlivou přípravu mzdových dat pomocí strukturovaných exportů

Výsledkem není jen vyšší efektivita, ale i jistota, že jsou data přesná a v souladu s předpisy.

Nábor jako plynulý proces

Dříve vyžadovaly nábor a onboarding řadu kroků a manuální koordinaci. S Geckem jsou tyto procesy propojené a předvídatelné:

• Nabídky práce se ze systému propíší přímo na web Yaskawy
• Onboarding probíhá podle strukturovaných postupů, což zajišťuje jednotnost
• Dokončení školení se sleduje, takže HR i manažeři mají o něm plný přehled

To vytváří hladší zážitek jak pro HR, tak pro nové zaměstnance, a zároveň snižuje administrativní zátěž.

Jednotný přístup v celém průběhu zaměstnaneckého poměru

Offboarding se často podceňuje, přestože je klíčový pro dodržování předpisů i zachycení znalostí. Yaskawa proto zavedla standardizovaný a dohledatelný postup:

• Výstupní pohovory se zaznamenávají digitálně
• Postupy offboardingu jsou jednotné v celé organizaci
• Každý krok je zdokumentovaný, což vytváří jasnou auditní stopu

Díky tomu má i poslední fáze zaměstnaneckého poměru pevnou strukturu a jasnou odpovědnost.

Kontrola nad majetkem a vybavením

Ve výrobním prostředí je evidence vydaného vybavení nezbytná, ale často probíhá manuálně. V této oblasti přinesli jasno tím, že umožnili:

• Plný přehled o tom, kdo má jaký majetek, od uniforem až po bezpečnostní vybavení
• Vyšší odpovědnost a nižší provozní riziko

Jednoduché vylepšení s okamžitým provozním dopadem.

Zavedení systému do výrobního prostředí

Klíčovým faktorem bylo, že výrobní zaměstnanci nemají přímý přístup k počítačům ani k systému. Vstupy za ně proto zadávají manažeři. Flexibilní návrh Gecka zajistil, že:

• Manažeři mohou efektivně řídit své týmy, aniž by se cokoli zkomplikovalo
• HR si zachovalo plný přehled i kontrolu
• Procesy zůstaly jednotné pro všechny skupiny zaměstnanců

Úspěch projektu nestál jen na technologii, ale i na silné spolupráci.

Taková míra zapojení zajistila rychlé zavedení systému i jeho vysokou kvalitu.

Výsledek: jednotná HR platforma připravená na růst

Se zavedením Gecka Yaskawa nejen zmodernizovala HR, ale zásadně změnila způsob, jakým funguje. Nahrazením fragmentovaných nástrojů jedinou komplexní platformou se HR přesunulo od reaktivní administrativy k proaktivnímu řízení a získalo přehled i kontrolu potřebné k tomu, aby podpořilo rostoucí, na výrobu zaměřenou organizaci.

Co bylo dřív souborem nepropojených procesů, je dnes strukturovaný HR ekosystém, který podporuje jak provozní efektivitu, tak dlouhodobou strategii.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo