HR u proizvodnji: Kako je Yaskawa uštedela 120 sati godišnje

Yaskawa Electric Corporation je globalno poznata kompanija u oblasti industrijske automatizacije, robotike, pogona i motion control rešenja, sa više od jednog veka inovacija od osnivanja u Japanu 1915. godine. Ima snažno prisustvo širom Evrope, a u Sloveniji posluje kroz dve proizvodne lokacije i prodaju u Kočevju, sa više od 220 zaposlenih kroz više pravnih subjekata.

Kada globalni lider u robotici posluje na više proizvodnih lokacija, HR kompleksnost brzo raste. Nepovezani sistemi, manuelni procesi i ograničena preglednost mogu usporiti čak i najorganizovanije timove.

Sa tim izazovom suočila se i Yaskawa Slovenija. Sa jasnom vizijom modernizacije HR-a i povezivanja procesa, odlučili su da implementiraju Gecko HRM kao jedinstveno i skalabilno rešenje pod vođstvom Andreje Petelin.

Izazov: Fragmentisani sistemi i manuelni procesi 

Pre implementacije Gecko HRM-a, HR procesi u Yaskawi oslanjali su se na manuelni rad i nepovezane alate.

Ključni izazovi uključivali su:

• HR podaci raspoređeni kroz tabele i eksterne sisteme
• Ograničena integracija sa payroll provajderima
• Nepostojanje jedinstvene platforme za upravljanje životnim ciklusom zaposlenih
• Manuelno praćenje opreme, onboardinga i offboardinga
• Zaposleni u proizvodnji bez direktnog pristupa sistemu, što je povećavalo administrativno opterećenje

Kao što je pokazala početna analiza, veliki deo HR funkcije zavisio je od različitih tabela, čak i za ključne procese poput pripreme podataka za obračun zarada. Organizaciji su bile potrebne više od postepenih unapređenja.

Cilj: Jedno sveobuhvatno HR rešenje

Cilj Yaskawe bio je jasan: zameniti fragmentisane alate jednom platformom koja podržava kompletnu HR administraciju, zapošljavanje i onboarding, upravljanje odsustvima i godišnjim odmorima, dokumentaciju usklađenu sa regulativom i integraciju sa postojećim sistemima.

Najvažnije od svega, želeli su rešenje koje može da raste zajedno sa njihovim poslovanjem uz zadržavanje stroge kontrole procesa.

Rešenje: Od fragmentisanih podataka do potpune kontrole

Yaskawi nije nedostajala sposobnost. Nedostajala joj je povezanost.

HR podaci bili su raspršeni, procesi manuelni, a workflow-i poput onboardinga, upravljanja odsustvima i offboardinga nisu bili usklađeni. To je stvaralo nepotreban administrativni pritisak i ograničenu preglednost između entiteta i lokacija.

Gecko je to rešio uvođenjem jedinstvenog i strukturiranog HR okruženja prilagođenog operativnoj realnosti Yaskawe.

Uvođenje strukture u ključne HR procese

Umesto upravljanja podacima zaposlenih kroz više različitih alata, Yaskawa je dobila jedinstven centralizovan sistem koji omogućava potpun pregled zaposlenih.

Ova promena omogućila je:

• Jasnu organizacionu strukturu kroz sve entitete i lokacije
• Automatizovan obračun godišnjih odmora bez manuelnih grešaka
• Ugrađeno generisanje dokumenata sa dokumentacijom usklađenom sa regulativom
• Pouzdanu pripremu payroll podataka kroz strukturisane izvoze

Rezultat nije bila samo veća efikasnost, već i veće poverenje u tačnost podataka i usklađenost procesa..

Pretvaranje zapošljavanja u jednostavno iskustvo

Ranije su zapošljavanje i onboarding zahtevali mnogo koraka i manuelne koordinacije. Uz Gecko, ti procesi postali su povezani i predvidivi:

• Oglasi za posao sada se automatski prenose iz sistema na Yaskawin sajt
• Onboarding prati strukturisane workflow-e koji obezbeđuju doslednost
• Završene obuke se prate, a HR i menadžeri imaju potpunu preglednost

To stvara bolje iskustvo i za HR i za nove zaposlene, uz smanjenje administrativnog opterećenja.

Kreiranje doslednosti kroz ceo životni ciklus zaposlenog

Offboarding se često zanemaruje, iako je ključan za usklađenost i prenos znanja. Yaskawa je uvela standardizovan i sledljiv pristup:

• Exit intervjui se sprovode digitalno
• Offboarding procesi usklađeni su kroz celu organizaciju
• Svaki korak je dokumentovan, stvarajući jasan revizorski trag

Time je i završna faza employee journey-ja organizovana strukturirano i odgovorno.

Veća kontrola nad opremom i sredstvima

U proizvodnom okruženju praćenje dodeljene opreme je neophodno, ali često manuelno. Yaskawa je unapredila ovu oblast omogućivši:

• Potpunu preglednost ko koristi koju opremu, od uniformi do zaštitne opreme
• Veću odgovornost i smanjenje operativnog rizika

Jednostavno unapređenje sa trenutnim operativnim efektom.

Podsticanje korišćenja u proizvodnom okruženju

Važan aspekt projekta bio je to što zaposleni u proizvodnji nisu imali direktan pristup računarima i sistemu. Umesto njih, unose su vršili menadžeri.

Fleksibilan dizajn Gecko sistema omogućio je:

• Da menadžeri mogu efikasno upravljati timovima bez dodatne kompleksnosti
• Da HR zadrži potpun nadzor i pregled
• Da procesi ostanu dosledni za sve grupe zaposlenih

Uspeh projekta nije bio rezultat samo tehnologije, već i snažne saradnje.

Ovaj nivo angažovanja omogućio je brzo usvajanje sistema i kvalitetnu implementaciju.

Rezultat: Jedinstvena HR platforma spremna za rast

Uz Gecko, Yaskawa nije samo modernizovala HR. Suštinski je promenila način rada. Zamenom fragmentisanih alata jedinstvenom platformom, HR je prešao iz reaktivne administracije u proaktivno upravljanje i dobio preglednost i kontrolu potrebne za podršku rastućoj proizvodnoj organizaciji.

Ono što je nekada bio skup nepovezanih procesa danas je strukturisan HR ekosistem koji podržava i operativnu efikasnost i dugoročnu strategiju.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo