Boljša izkušnja uvajanja Gecko HRM, oblikovana glede na potrebe strank

Uvedba novega sistema HRM je timski podvig. Treba je pripraviti podatke, sprejeti odločitve, sodelovati na delavnicah in izvesti testiranje. Kadar proces ni dovolj jasen, se lahko tudi preprosta opravila zdijo težja, kot bi morala biti.

Prisluhnili smo povratnim informacijam, pregledali potek naših projektov in na novo pogledali svojo metodologijo uvajanja. Cilj je preprost: pot narediti jasnejšo, bolj obvladljivo in enostavnejšo za stranke.

Zakaj Gecko izboljšuje svoj pristop k uvajanju?

Z drugimi besedami, manj maratonskih sestankov in manj trenutkov, ko se sprašujete: “Kaj natančno moramo pripraviti naslednje?”

Proces izboljšujemo na podlagi treh virov:

• Povratnih informacij strank
• Analize poteka projektov uvajanja
• Povratnih informacij in pričakovanj širšega trga HR tehnologije

Ne gre za to, da bi spremenili vse zaradi spremembe same. Gre za to, da ohranimo tisto, kar deluje, in izboljšamo tista področja, ki lahko uvajanje poenostavijo za obe ekipi.

Kdo vas podpira med uvedbo Gecko HRM?

Uspešna uvedba je odvisna od več kot le jasnega projektnega načrta. Odvisna je tudi od tega, ali imate ob sebi prave ljudi skozi celoten proces.

Vsako uvedbo Gecka vodi namenski specialist za uvajanje, ki ostane s projektom od uvodnega sestanka do zagona v produkcijo. Je glavna kontaktna oseba za stranko, širša ekipa strokovnjakov za izvedbo projektov, integracije in Customer Success pa se lahko vključi, kadar je potrebno dodatno strokovno znanje.

Naša ekipa vsako leto izvede okoli deset projektov uvajanja, med njimi tudi nekatera največja in najbolj kompleksna HR okolja v Sloveniji. Te izkušnje nam pomagajo prepoznati, kje se projekti običajno upočasnijo, predvideti pogoste izzive in ohraniti tekoč potek uvajanja brez škode za kakovost.

Za stranke to pomeni, da metodologijo podpirajo ljudje, ki ne razumejo le, kako Gecko deluje, temveč tudi, kaj je potrebno za uspešno uvedbo sistema HRM v kompleksnih organizacijah.

Kako bo uvajanje postalo lažje obvladljivo?

Gecko standardizira storitve uvajanja za obstoječe module. Vsak modul bo imel določeno število delavnic, kontrolnih sestankov in usposabljanj. Stranke bodo dobile jasnejši pregled pričakovanega zaporedja, namena in obsega dela, kar bo olajšalo vključevanje pravih ljudi in načrtovanje notranjih virov.

Namesto obravnave velikih količin informacij na dolgih srečanjih prehajamo na:

• Bolj osredotočene, krajše delavnice
• Pripravo podatkov, razdeljeno na manjše aktivnosti
• Podporne videoposnetke, kjer je to smiselno
• Diagrame poteka, ki olajšajo razumevanje delovnih procesov
• Standardno strukturo sestankov in usposabljanj za vsak modul

Kompleksen HR proces je veliko lažje obvladati korak za korakom, če je vsak korak jasen.

Kako bodo stranke vedele, kaj se od njih pričakuje?

Projektni načrt bo pripravljen pred začetkom projekta in predstavljen stranki. Opredelil bo pristop za vsak modul, vključno z načrtovanimi sestanki, njihovim namenom in morebitnimi dogovorjenimi omejitvami. Tako imata Gecko in stranka skupno referenčno točko skozi celotno uvajanje.

Na uvodnem sestanku projekta bomo pojasnili, kako bo obseg projekta obvladovan.

Uvodni sestanek vsakega modula bo nato zajemal:

• Pričakovan tedenski časovni okvir
• Zaporedje in vsebine delavnic
• Načrtovane kontrolne sestanke in njihov namen
• Pričakovanja glede pravočasne priprave podatkov
• Pričakovanja glede pravočasnega testiranja
• Dogovorjen obseg in omejitve modula

Kristalne krogle ni treba imeti. Stranke bi morale vnaprej vedeti, kaj jih čaka, in se na to pripraviti.

Kako bo Gecko izboljšal pripravo podatkov?

Stranke so nam povedale, da je priprava podatkov lahko zahtevna, zato jo posodobljen pristop razdeli na manjše, lažje obvladljive naloge, kar vključuje tudi uporabo naših predlog za zbiranje HR podatkov iz različnih aplikacij, preglednic in baz podatkov. Metodologija na tem gradi z jasnejšimi roki, odgovornostjo in spremljanjem aktivnosti.

Seznam nalog za stranko bo pomagal ohranjati preglednost njenih aktivnosti, zapisnik sestankov pa bo beležil pomembne razprave in dogovore.

To naj bi olajšalo razumevanje:

• Katere informacije so potrebne
• Do kdaj morajo biti pripravljene
• Katere aktivnosti so še odprte
• Kaj je že zaključeno

Jasnejša priprava tudi pomaga zmanjšati zamude, ki bi se jim sicer lahko izognili kasneje v projektu.

Kaj se zgodi, ko projekt odstopi od načrta?

Nobena uvedba ne poteka popolnoma premočrtno. Lahko se pojavijo nove zahteve, zamude pri aktivnostih ali nepričakovane odvisnosti. Gecko uvaja standarden pristop za obravnavo takih odstopanj, vključno s hitrejšo eskalacijo in jasnejšo dokumentacijo, kadar kaj odstopi od dogovorjenega projektnega načrta.

Namen je narediti spremembe vidne in obvladljive.

Gecko se bo osredotočil na izvedbo storitev, vključenih v dogovorjeni obseg. Ko pride do odstopanja, bo to prepoznano, dokumentirano in obravnavano, namesto da bi neopazno postalo dodatna naloga, ki vpliva na preostanek projekta.

To varuje roke, prioritete in mirno vest vseh vpletenih.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo

Kako bo poskrbljeno za podporo zaključenim modulom?

Ko je modul zaključen, namerava Gecko čim prej vključiti ekipo Customer Success. Tako nastane jasnejši prehod iz uvajanja v vsakodnevno uporabo, ekipa za uvajanje pa lahko nadaljuje delo na preostalem obsegu projekta.

Zgodnejša predaja zaključenih modulov ekipi Customer Success pomaga tudi omejiti ponavljajoče se spremembe že opravljenega dela.

Stranke s tem pridobijo:

• Jasneje določeno lastništvo po zaključku modula
• Zgodnejši dostop do sprotnih nasvetov
• Bolj gladek prehod v redno uporabo
• Nemoten napredek uvajanja pri drugih modulih

Kaj izboljšan pristop pomeni za stranke?

Posodobljena metodologija Gecka je zasnovana tako, da zagotavlja večjo preglednost, jasneje določene odgovornosti in bolj obvladljivo delovno obremenitev. Stranke bodo bolje razumele obseg, potreben vložek, načrtovane sestanke in naslednje korake za vsak modul.

Cilj teh izboljšav je nazadnje ustvariti:

• Krajše in bolj namenske delavnice
• Enostavnejšo pripravo podatkov
• Boljšo preglednost aktivnosti strank
• Jasnejše obvladovanje sprememb projekta
• Bolj predvidljive faze uvajanja
• Bolj gladko predajo ekipi Customer Success

Uvajanje bo vedno zahtevalo sodelovanje. Naša naloga je to sodelovanje narediti čim bolj jasno, osredotočeno in produktivno.

Uvedba nove platforme HRM je namreč velik projekt. Ni pa treba, da se zdi velikanski.