Lepší zkušenost s implementací Gecko HRM, postavená na potřebách klientů

Zavedení nového HRM systému je týmovou záležitostí. Je potřeba připravit data, učinit rozhodnutí, zúčastnit se workshopů a dokončit testování. Když proces není dostatečně jasný, i jednoduché úkoly mohou působit náročněji, než by měly.

Naslouchali jsme zpětné vazbě, prošli jsme si průběh našich projektů a znovu se podívali na naši metodologii implementace. Cíl je jednoduchý: udělat celou cestu přehlednější, lépe zvládnutelnou a snazší pro klienty.

Proč Gecko vylepšuje svůj přístup k implementaci?

Jinými slovy, méně maratonských schůzek a méně chvil, kdy si kladete otázku: “Co přesně máme připravit dál?”

Proces vylepšujeme na základě tří zdrojů:

• Zpětné vazby od klientů
• Analýzy průběhu implementačních projektů
• Zpětné vazby a očekávání širšího trhu HR technologií

Nejde o to změnit vše jen kvůli změně samotné. Jde o zachování toho, co funguje, a zlepšení oblastí, které mohou implementaci zjednodušit pro obě strany.

Kdo vás podporuje během implementace Gecko HRM?

Úspěšná implementace nezávisí jen na jasném plánu projektu. Záleží také na tom, zda máte po celou dobu procesu po boku ty správné lidi.

Každou implementaci Gecko vede vyhrazený implementační specialista, který zůstává u projektu od úvodní schůzky až po ostré spuštění. Je hlavní kontaktní osobou pro klienta, zatímco širší tým specialistů na dodávku projektů, integrace a Customer Success může zasáhnout, kdykoli je potřeba další odbornost.

Náš tým každoročně realizuje kolem deseti implementačních projektů, včetně některých z největších a nejsložitějších HR prostředí ve Slovinsku. Tato zkušenost nám pomáhá rozpoznat, kde se projekty obvykle zpomalují, předvídat běžné výzvy a udržet implementaci v pohybu, aniž by to šlo na úkor kvality.

Pro klienty to znamená, že za metodologií stojí lidé, kteří rozumí nejen tomu, jak Gecko funguje, ale i tomu, co je potřeba pro úspěšné zavedení HRM systému ve složitých organizacích.

Jak bude implementaci snazší řídit?

Gecko standardizuje implementační služby poskytované pro stávající moduly. Každý modul bude mít stanovený počet workshopů, kontrolních schůzek a školení. Klienti získají přehlednější představu o očekávaném postupu, účelu a rozsahu práce, což usnadní zapojení správných lidí a plánování interních zdrojů.

Místo probírání velkého množství informací na dlouhých schůzkách přecházíme na:

• Cílenější a kratší workshopy
• Přípravu dat rozdělenou na menší kroky
• Doplňková videa tam, kde to dává smysl
• Vývojové diagramy procesů, díky nimž je snazší pochopit pracovní postupy
• Standardní strukturu schůzek a školení pro každý modul

Složitý HR proces se zvládá mnohem snáz, když jde krok za krokem a každý krok je jasný.

Jak budou klienti vědět, co se od nich očekává?

Plán projektu připravíme ještě před jeho zahájením a představíme ho klientovi. Vymezí přístup pro každý modul, včetně plánovaných schůzek, jejich účelu a případných dohodnutých omezení. Gecko i klient tak mají po celou dobu implementace společný referenční bod.

Na úvodní schůzce projektu vysvětlíme, jak bude řízen jeho rozsah.

Úvodní schůzka ke každému modulu pak zahrne:

• Očekávaný týdenní harmonogram
• Pořadí a témata workshopů
• Plánované kontrolní schůzky a jejich účel
• Očekávání ohledně včasné přípravy dat
• Očekávání ohledně včasného testování
• Dohodnutý rozsah a omezení modulu

Křišťálovou kouli nepotřebujete. Klienti by měli předem vědět, co je čeká, a mít možnost se na to připravit.

Jak Gecko zlepší přípravu dat?

Klienti nám řekli, že příprava dat pro ně bývá náročná, a tak ji aktualizovaný přístup rozděluje na menší, lépe zvládnutelné úkoly, mimo jiné i díky využití našich šablon pro sběr HR dat z různých aplikací, tabulek a databází. Metodologie na tom staví jasnějším časováním, vlastnictvím úkolů a sledováním jednotlivých aktivit.

Přehled úkolů pomůže udržet aktivity klienta viditelné, zatímco zápis ze schůzek zaznamená důležité diskuze a dohody.

Díky tomu by mělo být snazší mít přehled o tom:

• Jaké informace jsou potřeba
• Dokdy je potřeba je připravit
• Které úkoly jsou stále otevřené
• Co už je hotové

Jasnější příprava zároveň pomáhá omezit zbytečná zpoždění později v průběhu projektu.

Co se stane, když se projekt odchýlí od plánu?

Ne každá implementace probíhá zcela podle přímé linie. Mohou se objevit nové požadavky, zpožděné aktivity nebo neočekávané závislosti. Gecko zavádí standardní postup pro řešení takových odchylek, včetně rychlejší eskalace a přehlednější dokumentace ve chvíli, kdy se něco vymyká dohodnutému plánu projektu.

Cílem je udělat změny viditelné a zvládnutelné.

Gecko se soustředí na dodání služeb zahrnutých v dohodnutém rozsahu. Pokud dojde k odchylce, bude identifikována, zdokumentována a vyřešena, místo aby se nenápadně stala dalším úkolem, který ovlivní zbytek projektu.

Tím se chrání harmonogram, priority i klid v duši všech zúčastněných.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo

Jak bude probíhat podpora dokončených modulů?

Jakmile je modul dokončen, Gecko plánuje co nejdříve zapojit tým Customer Success. Vzniká tak přehlednější přechod z implementace do každodenního používání, zatímco implementační tým může dál pracovat na zbývajícím rozsahu projektu.

Dřívější předání dokončených modulů týmu Customer Success zároveň pomáhá omezit opakované zásahy do práce, která už je hotová.

Klienti tím získávají:

• Jasnější odpovědnost po dokončení modulu
• Dřívější přístup k průběžné podpoře
• Plynulejší přechod do běžného provozu
• Nepřerušený postup implementace u dalších modulů

Co vylepšený přístup znamená pro klienty?

Aktualizovaná metodologie Gecko přináší větší transparentnost, jasněji vymezené odpovědnosti a lépe zvládnutelnou pracovní zátěž. Klienti budou mít lepší přehled o rozsahu, potřebném úsilí, plánovaných schůzkách a dalších krocích u každého modulu.

Výsledkem těchto vylepšení by mělo být:

• Kratší a účelnější workshopy
• Snazší příprava dat
• Lepší přehled o aktivitách klienta
• Jasnější řízení změn v projektu
• Předvídatelnější fáze implementace
• Plynulejší předání týmu Customer Success

Implementace si vždy vyžádá spolupráci. Naším úkolem je udělat tuto spolupráci co nejjasnější, nejcílenější a nejproduktivnější.

Zavedení nové HRM platformy je totiž velký projekt. Nemusí se ale zdát obrovský.