Bolje iskustvo implementacije Gecko HRM-a, prilagođeno potrebama korisnika

Uvođenje novog HRM sustava timski je pothvat. Potrebno je pripremiti podatke, donijeti odluke, sudjelovati na radionicama i provesti testiranje. Kada proces nije dovoljno jasan, čak i jednostavni zadaci mogu djelovati teže nego što bi trebali.

Saslušali smo povratne informacije, analizirali kako naši projekti teku i iznova pogledali našu metodologiju implementacije. Cilj je jednostavan: učiniti taj put jasnijim, lakše upravljivim i jednostavnijim za snalaženje korisnicima.

Zašto Gecko unaprjeđuje svoj pristup implementaciji?

Drugim riječima, manje maratonskih sastanaka i manje trenutaka u kojima se pitate: “Što točno trebamo pripremiti sljedeće?”

Proces unaprjeđujemo na temelju tri izvora:

• Povratnih informacija korisnika
• Analize načina provedbe projekata implementacije
• Povratnih informacija i očekivanja šireg tržišta HR tehnologije

Ne radi se o promjeni svega radi same promjene. Riječ je o zadržavanju onoga što funkcionira i unaprjeđenju područja koja implementaciju mogu učiniti jednostavnijom za oba tima.

Tko vas podržava tijekom implementacije Gecko HRM-a?

Uspješna implementacija ovisi o više od jasnog plana projekta. Ovisi i o tome imate li prave ljude uz sebe tijekom cijelog procesa.

Svaku Gecko implementaciju vodi namjenski specijalist za implementaciju koji je uz projekt od početnog sastanka do pokretanja u produkciju. On je glavna kontaktna osoba za korisnika, dok se širi tim stručnjaka za isporuku projekata, integracije i Customer Success može uključiti kad god je potrebna dodatna stručnost.

Naš tim svake godine provede oko deset projekata implementacije, uključujući neke od najvećih i najsloženijih HR okruženja u Sloveniji. To nam iskustvo pomaže prepoznati gdje projekti obično usporavaju, predvidjeti uobičajene izazove i održati implementaciju u tijeku bez ugrožavanja kvalitete.

Za korisnike to znači da metodologiju podupiru ljudi koji ne razumiju samo kako Gecko funkcionira, nego i što je potrebno za uspješno uvođenje HRM sustava u složenim organizacijama.

Kako će implementacija postati lakša za upravljanje?

Gecko standardizira usluge implementacije za postojeće module. Svaki modul imat će definiran broj radionica, sastanaka za provjeru napretka i edukacija. Korisnici će dobiti jasniji pregled očekivanog redoslijeda, svrhe i opsega posla, što olakšava uključivanje pravih ljudi i planiranje internih resursa.

Umjesto obrade velike količine informacija na dugim sastancima, prelazimo na:

• Fokusiranije, kraće radionice
• Pripremu podataka podijeljenu na manje aktivnosti
• Prateće videozapise ondje gdje je to prikladno
• Dijagrame procesa koji olakšavaju razumijevanje tijeka rada
• Standardnu strukturu sastanaka i edukacija za svaki modul

Složen HR proces mnogo je lakše svladati korak po korak, kada je svaki korak jasan.

Kako će korisnici znati što se od njih očekuje?

Plan projekta izradit će se prije početka projekta i predstaviti korisniku. On će definirati pristup za svaki modul, uključujući planirane sastanke, njihovu svrhu i eventualna dogovorena ograničenja. Time i Gecko i korisnik dobivaju zajedničku referentnu točku tijekom cijele implementacije.

Tijekom početnog sastanka projekta objasnit ćemo kako će se upravljati opsegom projekta.

Početni sastanak svakog modula potom će obuhvatiti:

• Očekivani tjedni vremenski okvir
• Redoslijed i teme radionica
• Planirane sastanke za provjeru napretka i njihovu svrhu
• Očekivanja vezana uz pravovremenu pripremu podataka
• Očekivanja vezana uz pravovremeno testiranje
• Dogovoreni opseg i ograničenja modula

Kristalna kugla nije potrebna. Korisnici bi trebali unaprijed znati što ih očekuje i moći se na to pripremiti.

Kako će Gecko unaprijediti pripremu podataka?

Korisnici su nam rekli da im priprema podataka može biti zahtjevna, pa je ažurirani pristup dijeli na manje i lakše izvedive zadatke, što uključuje i korištenje naših predložaka za prikupljanje HR podataka iz različitih aplikacija, proračunskih tablica i baza podataka. Metodologija se na tome dodatno nadograđuje jasnijim rokovima, odgovornošću i praćenjem aktivnosti.

Popis obveza korisnika pomoći će da aktivnosti korisnika ostanu vidljive, dok će zapisnik sa sastanaka bilježiti važne rasprave i dogovore.

To bi trebalo olakšati razumijevanje sljedećeg:

• Koje su informacije potrebne
• Do kada ih je potrebno pripremiti
• Koje su aktivnosti još otvorene
• Što je već dovršeno

Jasnija priprema također pomaže smanjiti nepotrebna kašnjenja kasnije tijekom projekta.

Što se događa kada projekt odstupi od plana?

Nijedna implementacija ne teče savršeno pravocrtno. Mogu se pojaviti novi zahtjevi, kašnjenja u aktivnostima ili neočekivane ovisnosti. Gecko uvodi standardni pristup rješavanju takvih odstupanja, uključujući bržu eskalaciju i jasniju dokumentaciju kada nešto izađe izvan dogovorenog plana projekta.

Namjera je učiniti promjene vidljivima i upravljivima.

Gecko će se usredotočiti na isporuku usluga uključenih u dogovoreni opseg. Kada dođe do odstupanja, ono će se prepoznati, dokumentirati i riješiti, umjesto da neprimjetno postane dodatan zadatak koji utječe na ostatak projekta.

Time se štite rokovi, prioriteti i mir svih uključenih strana.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo

Kako će se podržavati dovršeni moduli?

Nakon dovršetka modula, Gecko planira što prije uključiti tim Customer Success. Time se stvara jasniji prijelaz iz implementacije u svakodnevnu upotrebu, dok tim za implementaciju može nastaviti raditi na preostalom opsegu projekta.

Ranije predavanje dovršenih modula timu Customer Success pomaže i u ograničavanju ponovljenih izmjena posla koji je već dovršen.

Korisnici time dobivaju:

• Jasnije definirano vlasništvo nakon dovršetka modula
• Raniji pristup kontinuiranoj podršci
• Neometaniji prijelaz u redovitu upotrebu
• Nesmetan nastavak implementacije ostalih modula

Što unaprijeđeni pristup znači za korisnike?

Ažurirana Gecko metodologija osmišljena je kako bi donijela veću transparentnost, jasnije definirane odgovornosti i lakše upravljiv opseg posla. Korisnici će bolje razumjeti opseg, potreban angažman, planirane sastanke i sljedeće korake za svaki modul.

Cilj je da ova unaprjeđenja u konačnici donesu:

• Kraće i svrhovitije radionice
• Jednostavniju pripremu podataka
• Bolju preglednost aktivnosti korisnika
• Jasnije upravljanje promjenama projekta
• Predvidljivije faze implementacije
• Neometaniju predaju timu Customer Success

Implementacija će uvijek zahtijevati suradnju. Naš je zadatak tu suradnju učiniti što jasnijom, fokusiranijom i produktivnijom.

Jer uvođenje nove HRM platforme velik je projekt. No ne mora se doimati golemim.