Bolje iskustvo implementacije Gecko HRM-a, kreirano prema potrebama korisnika

Uvođenje novog HRM sistema je timski poduhvat. Potrebno je pripremiti podatke, doneti odluke, prisustvovati radionicama i sprovesti testiranje. Kada proces nije dovoljno jasan, čak i jednostavni zadaci mogu delovati teže nego što bi trebalo.

Saslušali smo povratne informacije, analizirali kako naši projekti teku i iznova sagledali našu metodologiju implementacije. Cilj je jednostavan: taj put učiniti jasnijim, lakše upravljivim i jednostavnijim za korisnike.

Zašto Gecko unapređuje svoj pristup implementaciji?

Drugim rečima, manje maratonskih sastanaka i manje trenutaka u kojima se pitate: “Šta tačno treba da pripremimo sledeće?”

Proces unapređujemo na osnovu tri izvora:

• Povratnih informacija korisnika
• Analize načina sprovođenja projekata implementacije
• Povratnih informacija i očekivanja šireg tržišta HR tehnologije

Ne radi se o tome da se sve menja radi same promene. Reč je o zadržavanju onoga što funkcioniše i unapređenju oblasti koje implementaciju mogu učiniti jednostavnijom za oba tima.

Ko vas podržava tokom implementacije Gecko HRM-a?

Uspešna implementacija zavisi od više od jasnog plana projekta. Zavisi i od toga da li imate prave ljude uz sebe tokom celog procesa.

Svaku Gecko implementaciju vodi posvećen specijalista za implementaciju koji ostaje uz projekat od uvodnog sastanka do pokretanja u produkciju. On predstavlja glavnu kontakt osobu za korisnika, dok širi tim stručnjaka za isporuku projekata, integracije i Customer Success može da se uključi kad god je potrebna dodatna stručnost.

Naš tim godišnje realizuje oko deset projekata implementacije, uključujući neka od najvećih i najsloženijih HR okruženja u Sloveniji. To iskustvo nam pomaže da prepoznamo gde projekti obično usporavaju, predvidimo uobičajene izazove i održimo implementaciju u toku bez ugrožavanja kvaliteta.

Za korisnike to znači da metodologiju podržavaju ljudi koji ne razumeju samo kako Gecko funkcioniše, već i šta je potrebno za uspešno uvođenje HRM sistema u složenim organizacijama.

Kako će implementacija postati lakša za upravljanje?

Gecko standardizuje usluge implementacije za postojeće module. Svaki modul imaće definisan broj radionica, sastanaka za proveru napretka i obuka. Korisnici će dobiti jasniji pregled očekivanog redosleda, svrhe i obima posla, što olakšava uključivanje pravih ljudi i planiranje internih resursa.

Umesto obrade velike količine informacija na dugim sastancima, prelazimo na:

• Fokusiranije, kraće radionice
• Pripremu podataka podeljenu na manje aktivnosti
• Prateće video-zapise tamo gde je to primereno
• Dijagrame procesa koji olakšavaju razumevanje toka rada
• Standardnu strukturu sastanaka i obuka za svaki modul

Složen HR proces mnogo je lakše savladati korak po korak, kada je svaki korak jasan.

Kako će korisnici znati šta se od njih očekuje?

Plan projekta biće izrađen pre početka projekta i predstavljen korisniku. On će definisati pristup za svaki modul, uključujući planirane sastanke, njihovu svrhu i eventualna dogovorena ograničenja. Time i Gecko i korisnik dobijaju zajedničku referentnu tačku tokom cele implementacije.

Tokom uvodnog sastanka projekta objasnićemo kako će se upravljati obimom projekta.

Uvodni sastanak svakog modula zatim će obuhvatiti:

• Očekivani nedeljni vremenski okvir
• Redosled i teme radionica
• Planirane sastanke za proveru napretka i njihovu svrhu
• Očekivanja u vezi sa blagovremenom pripremom podataka
• Očekivanja u vezi sa blagovremenim testiranjem
• Dogovoreni obim i ograničenja modula

Kristalna kugla nije potrebna. Korisnici treba unapred da znaju šta ih očekuje i da se na to pripreme.

Kako će Gecko unaprediti pripremu podataka?

Korisnici su nam rekli da im priprema podataka može biti zahtevna, pa unapređeni pristup deli je na manje i lakše izvodljive zadatke, što uključuje i korišćenje naših šablona za prikupljanje HR podataka iz različitih aplikacija, tabela i baza podataka. Metodologija se na tome dodatno nadograđuje jasnijim rokovima, odgovornošću i praćenjem aktivnosti.

Spisak obaveza korisnika pomoći će da aktivnosti korisnika ostanu vidljive, dok će zapisnik sa sastanaka beležiti važne rasprave i dogovore.

To bi trebalo da olakša razumevanje sledećeg:

• Koje su informacije potrebne
• Dokad treba da budu pripremljene
• Koje su aktivnosti i dalje otvorene
• Šta je već završeno

Jasnija priprema takođe pomaže da se smanje nepotrebna kašnjenja kasnije tokom projekta.

Šta se dešava kada projekat odstupi od plana?

Nijedna implementacija ne teče savršeno pravolinijski. Mogu se pojaviti novi zahtevi, kašnjenja u aktivnostima ili neočekivane zavisnosti. Gecko uvodi standardni pristup za rešavanje ovakvih odstupanja, uključujući bržu eskalaciju i jasniju dokumentaciju kada nešto izađe izvan dogovorenog plana projekta.

Namera je da promene budu vidljive i upravljive.

Gecko će se fokusirati na isporuku usluga uključenih u dogovoreni obim. Kada dođe do odstupanja, ono će biti prepoznato, dokumentovano i rešeno, umesto da neprimetno postane dodatni zadatak koji utiče na ostatak projekta.

Time se štite rokovi, prioriteti i mir svih uključenih strana.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo

Kako će se pružati podrška završenim modulima?

Kada je modul završen, Gecko planira da što pre uključi tim Customer Success. Time nastaje jasniji prelaz iz implementacije u svakodnevnu upotrebu, dok tim za implementaciju može da nastavi rad na preostalom obimu projekta.

Ranije predavanje završenih modula timu Customer Success takođe pomaže da se ograniče ponovljene izmene posla koji je već završen.

Korisnici time dobijaju:

• Jasnije definisano vlasništvo nakon završetka modula
• Raniji pristup kontinuiranoj podršci
• Neometaniji prelazak u redovnu upotrebu
• Nesmetan nastavak implementacije ostalih modula

Šta unapređeni pristup znači za korisnike?

Unapređena Gecko metodologija osmišljena je tako da pruži veću transparentnost, jasnije definisane odgovornosti i lakše upravljivo radno opterećenje. Korisnici će bolje razumeti obim, potreban angažman, planirane sastanke i sledeće korake za svaki modul.

Cilj je da ova unapređenja u krajnjoj liniji donesu:

• Kraće i svrsishodnije radionice
• Jednostavniju pripremu podataka
• Bolju preglednost aktivnosti korisnika
• Jasnije upravljanje promenama projekta
• Predvidljivije faze implementacije
• Neometaniju predaju timu Customer Success

Implementacija će uvek zahtevati saradnju. Naš je zadatak da tu saradnju učinimo što jasnijom, fokusiranijom i produktivnijom.

Jer uvođenje nove HRM platforme jeste veliki projekat. Ali ne mora da deluje ogromno.