en
hr
si
cs
Više kontrole za HR uz Gecko HRM uređivač šablona dokumenata
Gecko uređivač šablona dokumenata pomaže HR-u da samostalnije upravlja dokumentima koji se ponavljaju, uz centralna podešavanja šablona i potpisivanja, vođeno podešavanje i unapred popunjene podrazumevane vrednosti.
Maja Sušnik, Specijalista za marketing
Ugovor o radu može da prati standardnu strukturu, a da ipak za svakog zaposlenog zahteva drugačije podatke. Gecko šablon dokumenta kombinuje tekst koji se može ponovo koristiti sa podacima koji su već sačuvani u sistemu, tako da HR može da napravi personalizovani dokument bez prepisivanja tih podataka u novi fajl svaki put.
Da bi šablon ostao koristan, potrebno je malo pažnje. Tekst se promeni, podrazumevani naslov treba doraditi ili treba proveriti podešavanja potpisivanja. HR zna šta treba promeniti. Teži deo je često pronaći podešavanja i razumeti ih.
Kao deo Gecko ažuriranja proizvoda za 2026. godinu, novo iskustvo rada sa uređivačem šablona dokumenata olakšava upravo taj posao. Centralna aplikacija Upravljanje dokumentima, vođeno podešavanje i unapred popunjene podrazumevane vrednosti pomažu HR timovima da rutinsku konfiguraciju obavljaju samostalnije, pa svakodnevnu izmenu ređe moraju da pretvaraju u zahtev za tehničku podršku.
Šta se promenilo u upravljanju dokumentima?
Nova aplikacija Upravljanje dokumentima objedinjuje šablone i konfiguracije potpisivanja u jednom radnom prostoru. Šabloni dokumenata su već neko vreme deo Gecka, a ovo ažuriranje je odgovor na povratne informacije korisnika da je za njihovu konfiguraciju ponekad bilo potrebno duboko tehničko znanje.
Za HR kolegu koji održava dokumente koji se ponavljaju, korist je praktična: jasnija podešavanja i uputstva unutar aplikacije olakšavaju da se utvrdi šta treba promeniti. Vaš tim može veći deo tog rutinskog održavanja da preuzme direktno.
Zašto objediniti šablone i podešavanja potpisivanja?
Sadržaj dokumenta i zahtevi za njegovo potpisivanje deo su istog posla. Kada se šablon promeni, korisno je pregledati i povezanu konfiguraciju potpisivanja.
U ranijim člancima opisali smo kako Gecko šabloni dokumenata kreiraju dokumente i kako Gecko elektronski potpisi određuju potpisnike i redosled potpisivanja. Centralni radni prostor drži ta povezana podešavanja na jednom mestu kada treba da proverite koje podešavanje potpisivanja pripada određenom dokumentu.
Kako pomaže vođeno podešavanje?
Vođeni koraci i jasne opcije pomažu administratorima kroz konfiguraciju šablona. Unapred popunjene podrazumevane vrednosti smanjuju obim ručnog podešavanja, a Brzi vodič za šablone u aplikaciji objašnjava podešavanja koja se koriste pri kreiranju dokumenata.
Vodič, na primer, obuhvata aktiviranje šablona, pregled podrazumevanih vrednosti dokumenta, određivanje šta korisnici mogu da uređuju i proveru priloženog izvornog fajla. Šta određeno podešavanje radi možete da proverite dok odlučujete da li odgovara dokumentu koji pripremate.
Vodič izričito ističe i jednu važnu stvar: izmene zapisa šablona utiču na buduće dokumente kreirane iz njega. To je dobro znati pre nego što počnete sa uređivanjem.
Koja podešavanja HR može da pregleda?
Podešavanja šablona prikazuju izbore na kojima se zasniva kreiranje dokumenata. Administrator može da pregleda:
- Da li je šablon aktivan i gde je dostupan
- Podrazumevani naslov, opis i tip dokumenta
- Koje podatke korisnici smeju da menjaju pri kreiranju dokumenta
- Povezanu konfiguraciju potpisivanja i priloženi fajl šablona
Ova podešavanja vredi brzo proveriti čak i kada su podrazumevane vrednosti već popunjene. Naslov koji odgovara jednom dokumentu može da zbuni na drugom. Polje koje kod jednog šablona treba da ostane fiksno negde drugde može da zahteva malo fleksibilnosti. Krenite od toga šta kolege treba da urade kada koriste šablon.
Mala izmena šablona može da utiče na svaki novi dokument kreiran iz njega. Jasna podešavanja olakšavaju upravljanje tom odgovornošću.
Kako izgleda rutinsko ažuriranje?
Recimo da je vaš tim odobrio izmenjeni tekst standardnog ugovora o radu. Ažurirate izvorni fajl priložen odgovarajućem šablonu, a zatim pregledate njegova podešavanja: da li je podrazumevani naslov i dalje odgovarajući, da li je tip dokumenta prikladan i da li konfiguracija potpisivanja odgovara predviđenom postupku?
Pobrinite se i da priloženi fajl bude lako prepoznatljiv. Brzi vodič za šablone preporučuje da zapis ima jedan priloženi fajl šablona i da, kada ga treba ažurirati, otpremite novu verziju.
Zatim kreirajte dokument i proverite rezultat pre nego što kolege počnu da koriste ažurirani šablon u svakodnevnom radu. Proverite podatke o zaposlenom i izmenjeni tekst i potvrdite da se prikazuju očekivani naslov i podešavanja potpisivanja. Šablon koji se ponovo koristi zaslužuje ovu proveru pre nego što postane deo svakodnevne rutine.
Gde je i dalje potrebna procena HR-a?
Tačan tekst, odgovarajuća podešavanja potpisivanja i pouzdani podaci o zaposlenima ili radnim mestima i dalje su ključni. Izvorni fajl priložen šablonu i dalje daje sadržaj koji se koristi za kreiranje dokumenata, pa mu treba posvetiti istu pažnju kao i podešavanjima oko njega.
Za neke zahteve je i dalje potrebna stručna pomoć. Ako zahtev uključuje nepoznate podatke, složenu konfiguraciju ili izmenu postupka rada sa dokumentima u vašoj organizaciji, pre nastavka se posavetujte sa svojim Gecko konsultantom.
Kako vaš tim može da počne?
Novi uređivač šablona dokumenata ugrađen je u Gecko, a ažurirano iskustvo je korisnicima dostupno na zahtev. Obratite se timu Customer Success kako biste razgovarali o njegovom uključivanju u vašem okruženju i potrebnom podešavanju.
Pripremite primer dokumenta koji se ponavlja, a koji vaš tim održava, kao i izmene koje redovno morate da unosite. Za podsećanje su tu Gecko video uputstva za upravljanje dokumentima, koja obuhvataju šablone, potpisnike i potpise, kao i kreiranje dokumenata. Uz njih možete da se pripremite za rutinske zadatke koje želite da obavljate sami.
Pogledajte kako naš produktni tim predstavlja uređivač šablona dokumenata:
Takođe bi vam se moglo dopasti
Pogledaj sve postove
