Od papira do piksela: što je ključno pri prijelazu na digitalno upravljanje ljudskim resursima?

Sjeli smo se s Barbarom Podlogar, voditeljicom prodaje i marketinga, i Ivom Krajnc, voditeljicom proizvoda Gecko, te iz prve ruke i pouzdanih izvora saznali kako savladati ovaj izazov.

Ali prije uranjanja u digitalni svijet treba znati koje je faktore potrebno uzeti u obzir prilikom odabira HR rješenja i tko bi sve trebao biti uključen u taj proces. Podijelit ćemo s vama i stvarne primjere uspješne digitalizacije te izazove s kojima biste se mogli suočiti. A zatim kada je sve postavljeno, pokazat ćemo vam kako kolege impresionirati svim prednostima novog sustava. Stoga, digitalizirajmo se!

Rješenja s kojima ćete kliknuti! Prvi korak – odredite svoje ciljeve!

Prije nego što registre zamijenite s digitalnim rješenjem za upravljanje ljudskim resursima, izdvojite minutu svog vremena i stavite na papir izazove s kojima se trenutačno suočavate i koje predviđate. Razmislite kako želite da se vaša tvrtka digitalno razvija i gdje želite biti u budućnosti. Za siguran uspjeh uskladite želje i vrijednosti svojih zaposlenika i tvrtke

1. Razmislite gdje je vaša tvrtka danas i gdje želite biti sutra.
2. Odredite svrhu, ciljeve i prioritete, a zatim i načine za povezivanje ove inicijative unutar tvrtke.
3. Zapitajte se koja će biti uloga tehnologije i kako uz nju možete ostvariti svoju viziju.

“Je li vaš cilj optimizirati rad i poboljšati učinkovitost, pružiti bolje iskustvo rada zaposlenicima ili pak promijeniti njihov stav? Prije uvođenja digitalnog rješenja za upravljanje ljudskim resursima, odredite svoje ciljeve kako bi se novi sustav uklopio u cjelokupnu strategiju organizacije.”

– Barbara Podlogar, Sales and Marketing Director

Tko bi trebao biti uključen u vašu digitalnu transformaciju? Proces ćete mnogo lakše provesti ako uključite ispravne i relevantne zaposlenike poput voditelja, IT odjela i drugih ključnih osoba koje mogu pridonijeti svojim stručnim znanjem.

O čemu obavezno morate voditi računa pri implementaciji HR rješenja?

“Na temelju iskustva implementacije različitih projekata, kako za međunarodne korporacije s do 100 000 korisnika, tako i za manje klijente, uvijek su se po dovršetku istaknule tri ključne stvari:

• Suradnja između timova za implementaciju, odjela za ljudske resurse i IT odjela od presudne je važnosti.
• Kvaliteta podataka također je od iznimne važnosti – zapamtite, loši podaci daju loše rezultate.
• Da bi projekt bio uspješan, ne komplicirajte.“
  
  – Iva Krajnc, Gecko Product Manager

1. Suradnja između timova za implementaciju, odjela za ljudske resurse i IT odjela od presudne je važnosti

Implementiranje novog sustava za upravljanje ljudskim resursima zahtjeva suradnju između tima za implementaciju, odjela za ljudske resurse i IT odjela. Nije dovoljno samo angažirati vanjsku tvrtku za izradu alata.

Tim za implementaciju upoznat je s tehnologijom; odjel za ljudske resurse ima saznanja o kulturi i vrijednostima tvrtke, kao i jasnu viziju što žele od projekta – sve do najmanjeg detalja; a IT odjel zna kako integrirati nova rješenja u postojeću IT infrastrukturu.

“Svaka skupina donosi svoje specifično znanje, a kada rade zajedno, veće su šanse da će implementacija biti odrađena bez većih odgoda i problema. Zadovoljstvo je raditi na projektima na kojima su sve tri skupine predane i ulažu u uspjeh projekta.“

– Iva Krajnc, Gecko Product Manager

2. Loši podaci daju loše rezultate

Cilj implementacije sustava za upravljanje ljudskim resursima jest prikupljanje raštrkanih podataka u jedinstveni sustav koji će na najvažnija pitanja o zaposlenicima pružiti odgovore uz pomoć izuzetne analitike. Ali za dobre rezultate potrebni su kvalitetni podaci. Žurna priprema podataka često rezultira problemima u kasnijim fazama implementacije.

“Jedna od najčešćih želja koju odjeli za ljudske resurse izražavaju je moderan alat koji im uz izuzetne analitike podataka može dati odgovore na najvažnija pitanja o zaposlenicima. Uz moderno rješenje za upravljanje resursima kao što je Gecko, napokon možete stvoriti strategiju za zaposlenike koja se bazira na podacima. A za to su vam potrebni kvalitetni podaci.”

–  Iva Krajnc, Gecko Product Manager

3. Ne komplicirajte

Najuspješnijim projektima implementacije HR sustava pokazali su se oni jednostavniji, s manjim brojem složenih rješenja. Mnogi alati za upravljanje ljudskim resursima nude standardna rješenja koja mogu i ne moraju biti prilagođena. Uvijek je dobro odvagnuti jesu li vam prilagođena rješenja potrebna i koja je njihova vrijednost.

“Prema mojem iskustvu, najbolje odrađeni projekti implementacije HR sustava su oni na kojima je tim aktivno stremio k standardiziranim procesima. Pri tome, naglasak je bio na jednostavnosti, sveobuhvatnosti i lakoj uporabi. Kompleksna i prilagođena rješenja rađena su samo kada su imala jasnu stratešku vrijednost. Ovaj pristup nam za sada dosljedno donosi najbolje rezultate.”

– Iva Krajnc, Gecko Product Manager

Od implementacije do primjene: kako uspješno uvesti novi sustav u vašu tvrtku

Ako mislite da je nakon odabira i implementacije sustava za upravljanje ljudskim resursima kraj priče, moramo vam reći da ipak imamo još nekoliko poglavlja za proći. Projekt implementacije dovršen je tek kada ga vaš tim usvoji i počne upotrebljavati. Iva Krajnc, voditeljica proizvoda Gecko, podijelila je s nama tri ključna elementa koja treba imati na umu jednom kada implementirate novi sustav:

• Puštanje sustava u rad je tek početak.
• Pazite na krivulju promjena i prilagodite se.
• Zaposlenicima jasno objasnite prednosti.

1. Puštanje sustava u rad nije kraj, već početak

Kako bi ono bilo uspješno, zaposlenici moraju usvojiti novoimplementirano rješenje. A za to ih je potrebno inspirirati i obučiti. Jednom kada vaši zaposlenici prepoznaju nedvojbene prednosti i dodatnu vrijednost redovite upotrebe novog sustava, neće se htjeti vratiti na staro.

“Nije dovoljno samo implementirati sustav koji je lak za uporabu. Za potpuni uspjeh potrebno je osmisliti plan obuke i informiranja. To znači okupiti sve zaposlenike koji će upotrebljavati novi sustav i objasniti im zašto dolazi do promjena. K tome, nikako nemojte zaboraviti tražiti pomoć od ključnih osoba kao što su uprava, voditelji i zaposlenici koji prvi započnu raditi u novom sustavu. Rezultat će biti uspješan i bezbolan proces usvajanja.”

 -Iva Krajnc, Gecko Product Manager

2. Pazite na krivulju promjena i prilagodite se

Uvođenjem novog sustava mijenja se status quo, što može predstavljati izazov. Ljudima je prirodno sumnjati i propitivati, a moguće je i da neće na prvu zavoljeti novi sustav. Ali uz ispravan pristup možete pomoći svojem timu prebroditi krivulju promjene i prihvatiti novi način rada. One tvrtke koje proaktivno nude pomoć svojim zaposlenicima, potiču redovitu uporabu novog sustava i navijaju za svoj tim uvijek briljiraju!

Kako najbolje odgovoriti na krivulju promjene?

“Uključite sve! Odnosno, održite sastanke s voditeljima i odjelom za ljudske resurse kako biste im objasnili važnost novog alata te kako oni mogu pomoći drugima da se uključe. Pobrinite se i da uprava redovito informira zaposlenike o novom alatu i načinima rada. I ono najvažnije – ne zaboravite slušati povratne informacije i pokazati da ste spremni napraviti prilagodbe.“

– Iva Krajnc, Gecko Product Manager

3. Što ja imam od toga?

Želite biti sigurni da će novi alat biti hit u tvrtki? Usredotočite se na informiranje zaposlenika o prednostima koje im novi alat donosi. Uključite to u sve oblike komunikacije.

“Tvrtke koje se fokusiraju samo na obuku kako upotrebljavati novi sustav mogu imati problema sa usvajanjem. Ali ako odgovorite na pitanja zašto i što ja imam od toga, rezultati će biti bolji.”

– Iva Krajnc, Gecko Product Manager

Glavni zaključci

Prije nego uvedete novo digitalno rješenje za upravljanje ljudskim resursima, odredite svoje ciljeve i uskladite ih s općom razvojnom strategijom. Suradnja između odjela za ljudske resurse i IT odjela ključna je za uspješnu implementaciju, kao i kvaliteta podataka te pojednostavljivanje. I na kraju, uvođenje novog sustava više je od samo odabira ispravnog rješenja – potrebno je inspirirati i educirati svoj tim.

Slijedite ove savjete za uspješnu implementaciju i sigurni smo da će uz njih vaše novo rješenje za upravljanje ljudskim resursima postati vrijednim elementom tvrtke.