Vneste řád do podepisování HR dokumentů díky elektronickým podpisům v Gecku

HR dokument může být hotový za pár minut. Podpis je ale další kapitola. Kdo podepisuje první? Kdo podepisuje za firmu? A co když obvyklý podepisující není k dispozici?

Tato rozhodnutí nemusí pokaždé, když se připravuje smlouva, znamenat nové kolečko e-mailů.

Vítejte zpět v sérii Gecko o SPRÁVĚ DOKUMENTŮ:

• Šablony dokumentů (přečtěte si nejdřív)
• Elektronické podpisy (právě čtete)

V prvním díle jsme si ukázali, jak šablony dokumentů v Gecku využívají data, která už v systému máte, k tvorbě jednotných HR dokumentů. Teď elektronické podpisy v Gecku vnášejí řád do samotného podepisování: s určenými podepisujícími, pořadím podpisů a řízenou flexibilitou.

Co jsou elektronické podpisy v Gecku?

Elektronické podpisy v Gecku podporují podepisování dokumentů pomocí konfigurací, které určují, kdo musí podepsat a v jakém pořadí. Tato nastavení se propojují se šablonami dokumentů a mohou kombinovat předem určené podepisující osoby za firmu, například CEO nebo HR ředitele, se zaměstnancem, kterého systém určí ze záznamu, pro který se dokument vytváří.

Než je lze použít v šablonách, je potřeba v Gecku nastavit konfiguraci podepisování i příslušné podepisující osoby.

Jak může HR určit, kdo dokument podepisuje?

HR týmy mohou nastavit podepisování pro obecné dokumenty i pro dokumenty navázané na konkrétní záznam. Obecné konfigurace používají předem určené podepisující osoby. Konfigurace navázané na záznam, například na záznam pracovní pozice, mohou z tohoto záznamu určit i příslušného zaměstnance. Nastavení podepisování tak odpovídá účelu dokumentu.

Například:

• Interní rozhodnutí o výkonnostní odměně může vyžadovat jen předem určeného HR ředitele nebo CEO.
• Pracovní smlouva může vyžadovat podpis zaměstnance navázaného na záznam pracovní pozice a po něm podpis zástupce firmy.

HR může také určit titul nebo roli, která se u každé podepisující osoby v dokumentu zobrazí, aby bylo jasné, v jaké funkci podepisuje.

Může HR určit pořadí podpisů?

Ano. Gecko umožňuje HR určit pořadí, v jakém podepisující osoby dokument podepisují. V ukázkovém příkladu s pracovní smlouvou podepisuje nejdřív zaměstnanec a po něm CEO nebo HR ředitel. Samostatné pořadí zobrazení pak určuje, jak se podepisující osoby zobrazí, když HR uživatel dokument vytváří.

Očekávané pořadí je tak součástí konfigurace a je připravené k použití s příslušnou šablonou dokumentu.

U této smlouvy je nastavení jednoduché:

1. Prvním podepisujícím je zaměstnanec navázaný na záznam pracovní pozice.
2. Druhým podepisujícím je CEO nebo HR ředitel, přičemž jeden z nich je nastavený jako výchozí.

Co když výchozí podepisující osoba není k dispozici?

Konfigurace podepisování může nabízet předem určený výběr podepisujících osob a jednu z nich nastavit jako výchozí. Pokud jsou změny povolené, může HR při generování dokumentu vybrat jinou nastavenou podepisující osobu. V ukázkovém příkladu to znamená zvolit HR ředitele, když CEO nemůže pracovní smlouvu podepsat.

Známý zvrat z HR praxe, na který je řešení připravené předem.

Jak se řeší změna podepisujících, když nastoupí nový CEO?

Když nastoupí nový CEO, HR uzavře stávající záznam předem určené podepisující osoby datem Do a vytvoří nový záznam s odpovídajícím datem Od. Poté v konfiguraci podepisování nastaví nového CEO jako výchozího. Historie podpisů se tak zachová a výchozí nastavení se aktualizuje pro budoucí dokumenty.

Data zároveň určují, kdy jsou předem určené podepisující osoby aktivní. Konfigurace podepisování mají vlastní data platnosti a v šablonách dokumentů lze používat jen aktivní konfigurace.

Díky těmto nastavením HR zvládá změny odpovědností, aniž by muselo měnit osobu v historickém záznamu podepisujícího.

Let’s make HR effortless!

Book your personal demo

Curious to see how Gecko can transform your HR? Schedule a quick demo and see how we can help you streamline processes, engage employees, and drive success.

Book a demo

Jak elektronické podpisy spolupracují se šablonami dokumentů?

Šablony dokumentů určují, jak se HR dokument připraví, a konfigurace podepisování určují, jak se podepisuje. Jejich propojením se tvorba dokumentu a nastavení podpisů spojí v jeden celek. U pracovní smlouvy dodá šablona strukturu dokumentu a data ze systému a konfigurace určí zaměstnance a zástupce firmy, kteří mají podepsat.

Je to další krok na stejné cestě dokumentu: připravit jednotný obsah, určit správné lidi a stanovit pořadí, v jakém podepisují.

Chcete do svých HR dokumentů vnést více řádu? Domluvte si ukázku Gecko HRM a projděte si šablony dokumentů i elektronické podpisy společně.