Jak Želva zdigitalizovala své HR procesy a posílila mobilní pracovní sílu

Želva je středně velká slovinská organizace s přibližně 300 zaměstnanci a jedinečným posláním. Byla založena v roce 1991 a podporuje zaměstnávání a sociální začleňování lidí s mentálním a fyzickým postižením. Pod jednou střechou zajišťuje širokou škálu služeb: správu budov, zahradnické služby, úklid, technickou údržbu, institucionální péči, pracovní rehabilitaci a programy sociálního začleňování.

Výzva: časově náročná personální agenda a mobilní pracovní síla

Kvůli široké škále činností a týmům, které neustále pracují v terénu, se Želva potýkala se zastaralým systémem, excelovými tabulkami a ruční evidencí. Jejich HR administrativa byla časově náročná, náchylná k chybám a obtížně zvládnutelná, a to zejména u procesů, které mají pokrývat celý průběh zaměstnaneckého poměru od nástupu až po odchod, protože pro ně chyběl jednotný systém.

Většina jejich zaměstnanců navíc nepracuje u počítače a nemá k němu běžný přístup, což znemožňovalo předávat aktuální HR informace všem včas a transparentně.

Přínos: lepší nábor a onboarding

S Gecko HRM se Želva pustila do digitalizace HR a zastaralé systémy i roztroušené tabulky konečně nahradila jedinou zabezpečenou platformou, kde má vše na jednom místě. Dopad byl vidět okamžitě:

• Efektivní administrativa: HR týmy mohou hromadně vytvářet a zpracovávat rozhodnutí o dovolené i pracovní dokumentaci, což šetří hodiny práce.
• Lepší onboarding: Nábor i onboarding nyní probíhají přehledně v Gecku, takže je tým lépe připravený na růst a hladší začlenění nových zaměstnanců.
• Přístup odkudkoli: Zaměstnanci si nyní přes mobilní aplikaci Gecko zkontrolují zůstatek dovolené i své osobní údaje přímo z terénu.
• Automatizovaná správa dovolené: Složité nároky na dovolenou podle různých kolektivních smluv se nyní počítají automaticky.

Největší přínos? Všichni mají v reálném čase přístup ke klíčovým informacím (osobní údaje, smlouvy a další), ať jsou v kanceláři, nebo v terénu.

Nábor a onboarding: inkluzivní týmy budované s citem

Nábor v Želvě není jen o obsazování pozic. Jde o vytváření příležitostí pro lidi, kteří na trhu práce často zůstávají opomíjeni. Jejich náborový proces toto poslání odráží a klade velký důraz na inkluzi, individuálně přizpůsobený onboarding a dlouhodobou podporu.

S Geckem Želva tuto klíčovou část svého fungování zdigitalizovala a zjednodušila, takže má celý průběh zaměstnaneckého poměru, od nástupu až po odchod, na jednom místě.

Dovolená: automatizované výpočty a plná transparentnost

Jednou z největších administrativních výzev Želvy býval výpočet dovolené, zejména kvůli různorodosti pracovních míst, úpravám pracovní doby a kolektivním smlouvám platným v celé organizaci.

Výpočet nároků, řešení úprav a vydávání formálních rozhodnutí o dovolené představovalo pro HR tým manuální a časově náročnou práci.

S Geckem je tento proces nyní plně zdigitalizovaný a zjednodušený:

• Automatické výpočty: Gecko vypočítá nárok na dovolenou u každého zaměstnance podle jeho smlouvy a příslušné kolektivní smlouvy.
• Hromadné vydávání rozhodnutí: HR tým už nemusí ručně vytvářet stovky dokumentů a rozhodnutí o dovolené může generovat hromadně, což šetří čas a snižuje riziko lidské chyby.
• Přístup v reálném čase: Všichni zaměstnanci, ať jsou v kanceláři nebo v terénu, nyní vidí, kolik dní dovolené jim zbývá, přímo v mobilní aplikaci Gecko. Taková míra transparentnosti dříve nebyla možná.

Výsledek? Rychlejší a spolehlivější proces pro HR a samostatnější zaměstnanci, kteří se konečně dostanou k přesným informacím sami, kdykoli a kdekoli.

Proč si Želva vybrala Gecko HRM?

Při výběru dodavatele HRM řešení Želva pečlivě zvážila několik klíčových faktorů:

• Vstřícnost a odbornost dodavatele a jeho ochota zavést potřebné úpravy i hluboké porozumění konkrétním organizačním potřebám Želvy.
• Za velkou výhodu považovali modulární strukturu, flexibilitu při postupném zavádění, kvalitní uživatelský zážitek a schopnost dodavatele přizpůsobit se specifickému kontextu Želvy.
• Implementační tým ocenil profesionální a produktivní přístup Gecka a doporučil Gecko HRM jako nejvhodnější dlouhodobé řešení pro digitální transformaci HR ve Želvě.

Pro organizaci, jako je Želva, se složitými potřebami a velmi mobilní pracovní silou, přineslo Gecko řád do chaosu. Co bývalo poskládané ze zastaralých systémů a excelových souborů, je dnes plně digitální HR systém navržený pro transparentnost, mobilitu a růst.

S Geckem Želva nejen že drží krok s moderními HR postupy, ale zároveň jde příkladem, jak technologie může sloužit lidem, a ne naopak.