Jak Lovćen Banka modernizovala HR procesy, zvýšila efektivitu a posílila soulad s předpisy díky Gecko HRM

Lovćen Banka, založená v srpnu 2014, se rychle vypracovala na významnou finanční instituci v Černé Hoře. V roce 2024 oslavila 10. výročí svého vzniku a z původních tří poboček v Podgorici, Baru a Kotoru dnes provozuje síť šestnácti poboček a přepážek po celé zemi s více než 200 zaměstnanci.

Za posledních rok a půl prošla banka rozsáhlou obchodní transformací – proměnila vnímání své značky, optimalizovala procesy a zvýšila spokojenost zaměstnanců. Tyto kroky přímo přispěly k růstu klientské základny a posílení pozice na trhu.

Banka hledala komplexní HR řešení, které by zefektivnilo její provoz a zároveň splňovalo přísné požadavky na bezpečnost a soulad s předpisy. S důrazem na bezpečnostní vrstvy, auditní stopy a monitorování událostí potřebovala robustní systém na podporu administrace HR, hodnocení výkonu, náboru a zapojení zaměstnanců.

Výzva: omezené možnosti

Před zavedením Gecko HRM čelila Lovćen Banka výrazným problémům se základním systémem, který nabízel jen omezené HR funkce. Klíčová HR data byla roztříštěná napříč několika aplikacemi, což vedlo k neefektivitě, nekonzistentním záznamům a nedostatečnému přehledu o zaměstnancích.

Začali proto hledat nové řešení, které by:

• zefektivnilo HR procesy
• zlepšilo přesnost dat
• poskytlo lepší zážitek jak HR týmu, tak zaměstnancům
• automatizovalo klíčové HR procesy
• zajistilo soulad s předpisy
• podpořilo rostoucí počet zaměstnanců pomocí škálovatelných funkcí

Vybrali si Gecko HRM, protože splňovalo všechny tyto požadavky a plně naplnilo jejich očekávání.

Celý rozsah: bezpečný a flexibilní přístup Gecka

Lovćen Banka se spojila s Gecko HRM, aby zavedla vysoce zabezpečené, flexibilní a plně přizpůsobené HR řešení navržené tak, aby zefektivnilo HR provoz a zároveň splnilo přísné požadavky banky na bezpečnost a soulad s předpisy. 

Vzhledem ke složitosti řízení HR procesů v regulované finanční instituci potřebovala banka řešení, které zvýší efektivitu, zlepší zkušenost zaměstnanců a zajistí plnou transparentnost HR provozu.

Správa HR a absence

Procesy administrace HR v Lovćen Bance byly optimalizovány pomocí strukturovaného schvalovacího workflow, díky kterému všechny žádosti zaměstnanců, jako jsou absence nebo práce na dálku, procházejí jasným vícestupňovým procesem schvalování. Systém umožňuje nastavit schvalovací úrovně podle jednotlivých oddělení – v některých stačí jeden schvalovatel, v jiných je potřeba schválení na více úrovních. Tyto přizpůsobené workflow zajišťují soulad s interními politikami, zvyšují transparentnost rozhodování a omezují administrativní úzká místa.

Hodnocení výkonu

Dříve neměla Lovćen Banka formalizovaný systém hodnocení výkonu. S Gecko HRM zavedla banka rámec přizpůsobený svým konkrétním potřebám, který do hodnocení výkonu přináší strukturu, spravedlnost a poznatky založené na datech. Mezi klíčové funkce patří:

• Odlišné úrovně hodnocení, které posuzují zaměstnance podle složitosti jejich role a přínosu.
• Čtvrtletní hodnocení výkonu (na rozdíl od tradičního ročního hodnocení používaného jinde) zajišťují častější zpětnou vazbu a průběžné zlepšování.
• Hodnocení podle cílů a kompetencí, které propojuje výkon zaměstnance s výpočtem odměn. Systém sleduje jak plnění cílů, tak rozvoj kompetencí, a zajišťuje tak vyvážený a spravedlivý proces hodnocení v souladu se strategickými cíli banky.

Onboarding a offboarding

Aby zajistilo hladkou cestu zaměstnance, zavedlo Gecko HRM digitální proces onboardingu a offboardingu. Noví zaměstnanci mají nyní přístup ke všem potřebným dokumentům, školicím materiálům a kontrolním seznamům prostřednictvím přehledného rozhraní, což jim pomáhá rychle se zapracovat. Proces offboardingu zajišťuje, že odcházející zaměstnanci splní všechny potřebné kroky, vrátí firemní majetek a poskytnou zpětnou vazbu, čímž je zachován soulad s předpisy a zajištěn hladký přechod.

Nábor a školení

Náborový proces Lovćen Banky se zlepšil díky centralizovanému systému náboru, který HR týmům umožňuje sledovat kandidáty, zjednodušit plánování pohovorů a efektivně spravovat nabídky. Integrace školicích modulů umožňuje HR sledovat pokrok zaměstnanců ve vzdělávání, sledovat dokončené kurzy a doporučovat programy rozvoje dovedností.

HRM novinky a průzkumy

Ke zlepšení interní komunikace a zapojení zaměstnanců zavedlo Gecko HRM funkci HRM novinky a průzkumy. Ta umožňuje HR týmu banky sdílet důležité firemní novinky, změny politik i nadcházející akce, takže jsou zaměstnanci vždy dobře informováni. Integrovaná funkce průzkumů umožňuje HR sbírat zpětnou vazbu od zaměstnanců a na základě reálných podnětů utvářet HR politiky a iniciativy.

Pokročilé bezpečnostní funkce

Vzhledem k přísným požadavkům bankovního sektoru na bezpečnost a soulad s předpisy zavedlo Gecko HRM robustní bezpečnostní opatření na ochranu dat zaměstnanců a zajištění regulatorního souladu. Patří mezi ně:

• Jednotné přihlášení (SSO) pro bezpečný a bezproblémový přístup k HR systémům.
• Monitorování událostí a auditní stopy, které HR administrátorům umožňují sledovat každou akci v systému, čímž zajišťují plnou odpovědnost a soulad s předpisy.
• Granulární řízení přístupu, které omezuje přístup k citlivým HR datům pouze na oprávněné osoby.

Díky těmto na míru přizpůsobeným vylepšením se Lovćen Bance podařilo modernizovat HR provoz, zvýšit efektivitu a posílit soulad s předpisy, čímž se zařadila mezi progresivní zaměstnavatele v černohorském bankovním sektoru.