Jak GENERALI šetří 2,5 úvazku díky správě administrace více než 30 000 školení

GENERALI zavarovalnica, jedna z předních slovinských pojišťoven s více než 1 200 zaměstnanci, využívá Gecko HRM od roku 2019 k výraznému zjednodušení HR procesů, zlepšení souladu s předpisy a podstatnému snížení administrativní zátěže. Jejich rozsáhlé využití Gecko HRM zahrnuje vše od administrace zaměstnanců přes školení a rozvoj až po propracované hodnocení výkonu.

Výzva: správa více než 30 000 školicích záznamů ročně

GENERALI zavarovalnica ročně zpracovává přes 30 000 školicích záznamů. Mezi nimi jsou i školení IDD (38 % všech školicích záznamů), která jsou pro jejich obor mimořádně důležitá.

IDD, neboli směrnice o distribuci pojištění, je regulatorní rámec přijatý Evropskou unií, který stanovuje jednotné standardy pro prodej a distribuci pojistných produktů v celé EU.

Aby organizace tuto směrnici splnily, musí doložit jasnou dokumentaci o tom, že každý relevantní zaměstnanec splnil požadavky na školení IDD. To často zahrnuje samoobslužné generování certifikátů, systematické sledování a komplexní reporting – schopnosti, které umožňují právě systémy jako Gecko HRM.

V kontextu administrace HR představuje IDD pro GENERALI zavarovalnica významnou povinnost v oblasti souladu s předpisy, díky čemuž je automatizované sledování, reporting a správa těchto školicích kvót pro jejich HR tým obzvlášť cenná.

Mezi klíčové problémy patřily:

• Složitá správa povinných školicích kvót (IDD, bezpečnost a ochrana zdraví).
• Manuální propojování a sledování školicích dat z více platforem.
• Neefektivní procesy pro sběr více než 1 000 zpětných vazeb ke školením ročně.
• Omezený přehled o efektivitě a nákladech interních školicích aktivit.

Proměna: automatizace školení s Gecko HRM

Díky komplexnímu modulu školení a nástrojům pro zlepšování výkonu od Gecka organizace efektivně zvládá náročné požadavky na školení a proaktivně řeší potřeby rozvoje zaměstnanců.

Zala Slana Medle, P&O Development Manager ve společnosti GENERALI zavarovalnica, vysvětluje, proč si vybrali Gecko HRM:

Komplexní modul školení

Organizace přijala vyhrazený modul pro rozvoj zaměstnanců od Gecko HRM, který proměnil způsob řízení školicích procesů. Gecko poskytlo:

• Automatizovanou správu souladu s předpisy pro povinné školicí kvóty vyžadované odvětvovými předpisy (školení IDD, bezpečnost a ochrana zdraví).
• Integraci a import dat na jedno kliknutí z e-learningových platforem, včetně e-campusu a interních platforem GENERALI.
• Samoobslužné IDD umožňuje zaměstnancům samostatně ověřovat a dokládat svůj soulad s předpisy, čímž výrazně snižuje administrativní dohled. Administrátor navíc může poskytnout roční přehled souladu s IDD v jediném dokumentu.

Zjednodušené předávání znalostí

Gecko zavedlo vlastní řešení „Znalosti v praxi“, které zaměstnancům umožňuje zdokumentovat, jak nabyté znalosti ze školení přímo uplatňují ve své roli. To společnosti poskytlo jasný a využitelný přehled o efektivitě školení.

Efektivní sběr zpětné vazby

Díky pokročilému tvůrci průzkumů od Gecka organizace automatizovala distribuci přibližně 8 000 ročních průzkumů zpětné vazby ke školením a získává tak cenné poznatky o kvalitě školení, výkonu lektorů i příležitostech ke zlepšení. Výsledky se automaticky agregují a analyzují, což výrazně snižuje manuální úsilí a poskytuje jasné a okamžité podklady pro rozhodování.

Transparentní sledování nákladů a zdrojů

Gecko HRM poskytuje jasný přehled o investicích do školení podle zaměstnance, školicí akce i týmu, což umožňuje přesné sledování nákladů souvisejících se vzděláváním. Podporuje také ukládání školicích materiálů a prezentací od lektorů, stejně jako certifikátů o absolvování a dalších dokumentů spojených s konkrétními školicími aktivitami.

Dopad

Zavedení Gecko HRM přineslo výrazné provozní přínosy, včetně efektivní správy více než 30 000 ročních registrací na školení a automatizace přibližně 8 000 ročních průzkumů zpětné vazby ke školením, což vedlo ke značné úspoře času a rychlejšímu získávání podkladů.

V číslech je dopad jasný: Gecko pomáhá ušetřit téměř 4 800 hodin ročně díky omezení manuální práce. To odpovídá kapacitě 2,5 zaměstnance na plný úvazek – času, který lze nyní věnovat důležitější a strategičtější práci.

Díky plnému využití digitalizace prostřednictvím Gecko HRM organizace nejen proměnila správu školení, ale zásadně posílila i roli HR.

Automatizované procesy, plynulé sledování souladu s předpisy a pokročilá analytika uvolnily kapacitu HR týmu. I když některé manuální úkony zůstávají, zejména v oblasti správy školicích záznamů, zavedení HR systému snížilo administrativní zátěž až o 80 %. Díky tomu vzniklo více prostoru pro strategický rozvoj, růst zaměstnanců a další zlepšování organizace.