Kako je podjetje Želva digitaliziralo svoje kadrovske procese in opolnomočilo mobilno delovno silo

Želva je srednje veliko slovensko podjetje z okoli 300 zaposlenimi in edinstvenim poslanstvom. Podjetje, ki je bilo ustanovljeno leta 1991, namreč podpira zaposlovanje in socialno vključevanje ljudi z intelektualnimi in telesnimi motnjami. Želva pod eno streho izvaja široko paleto storitev: upravljanje objektov, urejanje okolice, čiščenje, tehnično vzdrževanje, institucionalna oskrba, poklicna rehabilitacija in programi socialnega vključevanja.

Izziv: Časovno potratna kadrovska administracija in mobilna delovna sila

Zaradi tako raznolike palete dejavnosti in ekip, ki so nenehno delale na terenu, se je podjetje Želva spopadalo z zastarelim sistemom, Excelovimi preglednicami in ročnim sledenjem. Njihovo upravljanje s človeškimi viri je bilo zamudno, nagnjeno k napakam in težko obvladljivo, zlasti pri upravljanju celotne karierne poti posameznikov, kjer niso imeli na voljo centraliziranega sistema.

Poleg tega večina njihovih zaposlenih ne dela za mizami ali nima rednega dostopa do računalnika, zaradi česar je skoraj nemogoče pravočasno in pregledno deliti ažurne kadrovske informacije z vsemi.

Vpliv: Boljše zaposlovanje in uvajanje

Z rešitvijo Gecko HRM se je podjetje Želva podalo na pot digitalizacije kadrovske službe in končno zamenjalo zastarele sisteme in razpršene preglednice z eno centralizirano in varno platformo. Učinek je bil takojšen:

• Učinkovito upravljanje: Kadrovske ekipe lahko množično ustvarjajo in upravljajo odločitve o dopustu in dokumentacijo o zaposlitvi, s čimer prihranijo ure zamudnega dela.
• Izboljšano uvajanje: S poenostavljenim zaposlovanjem in uvajanjem v platformi Gecko je ekipa bolje pripravljena na rast in bolj gladko integracijo zaposlenih.
• Dostop prek mobilnih naprav: Zaposleni zdaj uporabljajo mobilno aplikacijo Gecko za preverjanje statusa dopustov in osebnih podatkov kar s terena.
• Avtomatizirano upravljanje letnega dopusta: Kompleksne pravice do dopusta na podlagi različnih kolektivnih pogodb se zdaj izračunajo samodejno.

In glavna prednost? Vsakdo ima zdaj dostop do ključnih informacij (osebnih podatkov, pogodb itd.) v realnem času, ne glede na to, kje je – v pisarni ali na terenu.

Zaposlovanje in uvajanje: skrbno grajenje vključenih ekip

Zaposlovanje v podjetju Želva ni le zapolnjevanje delovnih mest. Gre za ustvarjanje priložnosti za ljudi, ki so na trgu dela pogosto spregledani. Postopek zaposlovanja v podjetju odraža to poslanstvo, z močnim poudarkom na vključenosti, prilagojenem uvajanju in dolgoročni podpori.

Z rešitvijo Gecko je podjetje Želva digitaliziralo in poenostavilo ta ključni del svojega poslovanja, s čimer je zagotovilo, da je celoten postopek od zaposlovanja do upokojitve na enem mestu.

Letni dopust: avtomatizirani izračuni in popolna preglednost

Eden največjih izzivov v podjetju Želva je bilo upravljanje letnega dopusta, zlasti glede na raznolikost vlog, ureditev delovnega časa in kolektivne pogodbe po vsej organizaciji.

Izračun upravičenosti, obravnava prilagoditev in izdajanje formalnih odločb o dopustu so kadrovski službi predstavljali ročno in dolgotrajno opravilo.

Z rešitvijo Gecko je ta postopek zdaj popolnoma digitaliziran in poenostavljen:

• Samodejni izračuniGecko ureja vse pravice do dopusta na podlagi pogodbe vsakega zaposlenega in veljavne kolektivne pogodbe.
• Množično izdajanje odločbNamesto ročnega ustvarjanja na stotine dokumentov lahko kadrovska ekipa zdaj množično ustvari odločbe o dopustu, kar prihrani veliko časa in zmanjša možnost človeške napake.
• Dostop za zaposlene v realnem časuVsi zaposleni, bodisi v pisarni bodisi na terenu, lahko zdaj vidijo, koliko dopusta jim je še ostalo, neposredno v mobilni aplikaciji Gecko. Takšna raven preglednosti prej ni bila mogoča.

Rezultat? Hitrejši in zanesljivejši postopek za kadrovsko službo ter opolnomočeni zaposleni, ki lahko končno sami dostopajo do natančnih informacij, kadar koli in kjer koli.

Zakaj se je podjetje Želva odločilo za Gecko HRM?

Pri izbiri ponudnika rešitev za upravljanje s človeškimi viri je podjetje Želva skrbno ocenilo več ključnih dejavnikov:

• Odzivnost in strokovnost ponudnika, kot tudi njegovo pripravljenost za izvedbo potrebnih prilagoditev in poglobljeno razumevanje specifičnih organizacijskih potreb podjetja Želva.
• Modularna struktura, prilagodljivost za postopno izvajanje, odlična uporabniška izkušnja in sposobnost ponudnika, da se prilagodi edinstvenemu kontekstu podjetja, so bile ocenjene kot glavne prednosti.
• Izvedbena ekipa se je prepričala o profesionalnem in produktivnem pristopu rešitve Gecko in priporočila Gecko HRM kot najprimernejšo dolgoročno rešitev za digitalno kadrovsko transformacijo podjetja Želva.

Organizaciji s kompleksnimi potrebami in zelo mobilno delovno silo, kot je podjetje Želva, je rešitev Gecko pomagala obvladati kaos. Kar je bil nekoč mozaik zastarelih sistemov in Excelovih datotek, je zdaj popolnoma digitalen sistem za človeške vire, zasnovan za preglednost, mobilnost in rast.

Z rešitvijo Gecko podjetje Želva ne le sledi sodobnim praksam na področju upravljanja človeških virov – temveč daje zgled, kako lahko tehnologija služi ljudem in ne obratno.