Kako je GENERALI Zavarovalnica prihranila čas enak 2.5 redno zaposlenih pri postopku administracije več kot 30.000 usposabljanj

GENERALI Zavarovalnica, ena vodilnih slovenskih zavarovalnic z več kot 1.200 zaposlenih, se od leta 2019 zanaša na Gecko HRM za občutno racionalizacijo kadrovskih procesov, izboljšanje skladnosti s predpisi in znatno zmanjšanje administrativnih bremen. Njihova obsežna uporaba sistema Gecko HRM zajema vse od upravljanja delovne sile ter usposabljanja in razvoja do sofisticiranega upravljanja uspešnosti.

Izziv: Obdelava več kot 30.000 zapisov o usposabljanju na leto

GENERALI Zavarovlanica obravnava več kot 30.000 izobraževanju na leto. Med njimi so tudi usposabljanja za IDD (38 % vseh evidenc usposabljanj), ki so zelo pomembna za njihovo panogo.

IDD ali Direktiva o distribuciji zavarovanj se nanaša na regulativni okvir, ki ga je sprejela Evropska unija in ki določa enotne standarde za prodajo in distribucijo zavarovalniških produktov po vsej EU.

Za skladnost s tem zakonom morajo organizacije imeti jasno dokumentacijo, ki dokazuje, da je vsak ustrezni zaposleni izpolnil zahteve glede usposabljanja za IDD. To pogosto vključuje samostojno generiranje potrdil, sistematično sledenje in celovito poročanje – zmogljivosti, ki jih omogočajo sistemi, kot je Gecko HRM.

V kontekstu upravljanja s človeškimi viri predstavlja IDD pomembno obveznost skladnosti za GENERALI Zavarovalnico, zaradi česar je avtomatizirano sledenje, poročanje in upravljanje teh kvot usposabljanja še posebej dragoceno za njihovo kadrovsko ekipo.

Ključne težave so:

• Kompleksno upravljanje obveznih kvot usposabljanja (IDD, zdravje in varnost).
• Ročna integracija in sledenje podatkom o usposabljanju z več platform.
• Neučinkoviti procesi za zbiranje več kot 1000 povratnih informacij o usposabljanju letno.
• Omejena preglednost učinkovitosti in stroškov internih izobraževanj.

Preobrazba: avtomatizacija usposabljanja z Gecko HRM

Z izkoriščanjem celovitega modula usposabljanja in zmogljivosti za izboljšanje uspešnosti podjetja, Gecko HRM učinkovito obravnava kompleksne zahteve glede usposabljanja in proaktivno obravnava potrebe po razvoju zaposlenih.

Zala Slana Medle, vodja razvoja kadrov pri zavarovalnici GENERALI, pojasnjuje, zakaj so izbrali Gecko HRM:

Celovit modul usposabljanja

Organizacija je sprejela namensko rešitev Gecko HRM, modul za upravljanje usposabljanja, kar je spremenilo način upravljanja procesov usposabljanja. Gecko je zagotovil:

• avtomatizirano upravljanje skladnosti za obvezne kvote usposabljanja, ki jih zahtevajo industrijski predpisi (usposabljanje za IDD, zdravje in varnost).
• integracijo in uvoz podatkov z enim klikom s platformami za e-učenje, vključno z e-kampusom in internimi platformami GENERALI.
• samopostrežni IDD omogoča zaposlenim, da neodvisno preverijo in dokumentirajo svojo skladnost, kar močno zmanjša administrativni nadzor. Skrbnik lahko v enem samem dokumentu zagotovi tudi letni pregled skladnosti z direktivo o distribuciji škode.

Poenostavljeno upravljanje prenosa znanja

Gecko je predstavil “Znanje v praksi“, rešitev po meri, ki zaposlenim omogoča dokumentiranje, kako se znanje o usposabljanju neposredno nanaša na njihove vloge. To je podjetju zagotovilo jasen in uporaben vpogled v učinkovitost usposabljanja.

Učinkovito zbiranje povratnih informacij

Z naprednim graditeljem anket Gecko je organizacija avtomatizirala distribucijo približno 8.000 letnih anket o povratnih informacijah o usposabljanju, zbiranje dragocenih vpogledov v kakovost usposabljanja, uspešnost inštruktorjev in priložnosti za izboljšave. Rezultati se samodejno združijo in analizirajo, kar znatno zmanjša ročno delo in zagotovi jasne in takojšnje vpoglede za odločanje.

Transparentno sledenje stroškom in virom

Gecko HRM zagotavlja jasen pregled naložb v usposabljanje po zaposlenem, izobraževalnem dogodku in po ekipi, kar omogoča natančno sledenje stroškom, povezanim z izobraževanjem. Prav tako podpira shranjevanje učnih gradiv in predstavitev inštruktorjev ter potrdil o zaključku in drugih dokumentov, povezanih s specifičnimi dejavnostmi usposabljanja.

Učinek

Uvedba Gecko HRM je prinesla znatne operativne koristi, vključno z učinkovitim upravljanjem več kot 30.000 letnih prijav na usposabljanja in avtomatizacijo približno 8.000 letnih anket o povratnih informacijah o usposabljanju, kar ima za posledico znatne prihranke časa in hitro pridobivanje vpogledov.

Ko se to prevede v številke, je učinek jasen: Gecko pomaga prihraniti skoraj 4800 ur letno z zmanjšanjem nalog, ki bi jih bilo treba opraviti ročno. To je enakovredno času in kapaciteti 2,5 redno zaposlenih – čas, ki ga je zdaj mogoče preusmeriti v delo z višjo vrednostjo in bolj strateško.

Organizacija s tem, da je v celoti sprejela digitalizacijo prek Gecko HRM, ni le preoblikovala svoje administracije usposabljanja, temveč je temeljno dvignila vlogo kadrovske službe.

Avtomatizirani procesi, brezhibno sledenje skladnosti in napredna analitika so razbremenili kadrovsko ekipo. Čeprav je nekatera dela še vedno treba opravljati ročno, zlasti v zvezi z upravljanjem evidenc usposabljanja, je uvedba sistema za upravljanje s človeškimi viri znatno zmanjšala administrativno obremenitev, in sicer za kar 80 %.. Ta premik je ustvaril več časa za strateški razvoj, rast zaposlenih in nenehno izboljševanje organizacije.