Kako GENERALI štedi 2,5 ekvivalenta punog vremena za upravljanje administracijom više 30 000 sesija obuke

GENERALI osiguranje, jedna od vodećih slovenačkih osiguravajućih kompanija sa preko 1 200 zaposlenih, oslanja se na Gecko HRM od 2019. godine kako bi značajno pojednostavio kadrovske procese, poboljšao usklađenost sa propisima i značajno smanjio administrativna opterećenja. Njihova široka upotreba Gecko HRM-a pokriva sve, od administracije radne snage i obuke i razvoja do sofisticiranog upravljanja uspešnošću.

Izazov: Obrada više od 30 000 zapisa o obuci godišnje

GENERALI osiguranje obrađuje preko 30 000 zapisa o obukama godišnje. Među njima su i obuke za IDD (Direktiva o distribuciji osiguranja) (38% svih zapisa o obukama), koje su veoma važne za njihovu industriju.

IDD, ili Direktiva o distribuciji osiguranja, odnosi se na regulatorni okvir koji je usvojila Evropska unija i koji postavlja konzistentne standarde za prodaju i distribuciju proizvoda osiguranja širom EU.

Da bi se pridržavale ovog akta, organizacije moraju da pokažu jasnu dokumentaciju da je svaki relevantni zaposleni ispunio svoje zahteve za obuku za IDD. To često uključuje samostalno generisanje sertifikata, sistematsko praćenje i sveobuhvatno izveštavanje – mogućnosti koje omogućavaju sistemi kao što je Gecko HRM.

U kontekstu kadrovske administracije, IDD predstavlja značajnu obavezu usklađenosti za GENERALI osiguranje, čineći automatizovano praćenje, izveštavanje i administriranje ovih kvota za obuku posebno vrednim za njihov kadrovski tim.

Ključne tačke su:

• Kompleksno upravljanje obaveznim kvotama obuke (IDD, Zdravlje i bezbednost).
• Ručna integracija i praćenje podataka o obuci sa više platformi.
• Neefikasni procesi za prikupljanje više od 1 000 povratnih informacija o obuci godišnje.
• Ograničena vidljivost efikasnosti i troškova internih napora u obuci.

Transformacija: Automatizacija obuke sa Gecko HRM

Koristeći Gecko-ov sveobuhvatni modul obuke i sposobnosti za poboljšanje uspešnosti, organizacija efikasno rešava složene zahteve obuke i proaktivno se bavi potrebama za razvojem zaposlenih.

Zala Slana Medle, menadžerka razvoja zaposlenih i organizacije u GENERALI osiguranju objašnjava zašto su izabrali Gecko HRM:

Sveobuhvatni modul obuke

Organizacija je usvojila namenski modul administracije obuke Gecko HRM-a, transformišući način upravljanja procesima obuke. Gecko je obezbedio:

• Automatizovano upravljanje usaglašenošću za obavezne kvote za obuku koje zahtevaju industrijski propisi (obuka za IDD, zdravlje i bezbednost).
• Integraciju i uvoz podataka jednim klikom sa platformama za e-učenje, uključujući e-kampus i interne platforme kompanije GENERALI.
• Samoposlužni IDD omogućava zaposlenima da samostalno verifikuju i dokumentuju svoju usklađenost, što u velikoj meri smanjuje administrativni nadzor. Administrator takođe može da obezbedi godišnji pregled usaglašenosti sa IDD u jednom dokumentu.

Pojednostavljeno upravljanje prenosom znanja

Gecko je uveo prilagođeno rešenje “Znanje u praksi“, omogućavajući zaposlenima da dokumentuju kako se znanje o obuci direktno primenjuje na njihove uloge. To je kompaniji pružilo jasan, delotvoran uvid u efikasnost obuke.

Efikasno prikupljanje povratnih informacija

Sa Geckovim naprednim alatom za kreiranje anketa, organizacija je automatizovala distribuciju oko 8 000 godišnjih anketa sa povratnim informacijama o obuci, prikupljajući dragocene uvide u kvalitet obuke, uspešnost edukatora i mogućnosti za poboljšanje. Rezultati se automatski objedinjuju i analiziraju, značajno smanjujući ručni napor i pružajući jasne, neposredne uvide za donošenje odluka.

Transparentno praćenje troškova i resursa

Gecko HRM pruža jasan pregled ulaganja u obuku po zaposlenom, obuci i timu, omogućavajući precizno praćenje troškova vezanih za obrazovanje. Takođe podržava čuvanje materijala za obuku i prezentacija edukatora, kao i sertifikata o završetku i drugih dokumenata vezanih za određene aktivnosti obuke.

Uticaj

Usvajanje Gecko HRM-a je rezultiralo značajnim operativnim koristima, uključujući efikasnu obradu preko 30 000 godišnjih registracija za obuku i automatizaciju oko 8 000 godišnjih anketa o povratnim informacijama o obuci, što je rezultiralo značajnom uštedom vremena i brzim generisanjem uvida.

Kada se prevede u brojeve, uticaj je jasan: Gecko pomaže da se uštedi skoro 4 800 sati godišnje smanjenjem ručnih zadataka. To je ekvivalentno vremenu i kapacitetu od 2,5 zaposlenih sa punim radnim vremenom – vremenu koje se sada može preusmeriti na strateški rad veće vrednosti.

Potpuno prihvatajući digitalizaciju kroz Gecko HRM, organizacija nije samo transformisala svoju administraciju za obuku, već je fundamentalno uzdigla ulogu ljudskih resursa.

Automatizovani procesi, besprekorno praćenje usklađenosti i napredna analitika su olakšali posao kadrovskom timu. Dok neki ručni zadaci ostaju, posebno u vezi sa upravljanjem evidencijom obuka, implementacija kadrovskog sistema je značajno smanjila administrativno opterećenje za čak 80%. Ova promena je stvorila više vremena za strateški razvoj, rast zaposlenih i kontinuirano organizaciono unapređenje.