Kako je Želva digitalizirala svoje kadrovske procese i osnažila mobilnu radnu snagu

Želva je srednje velika slovenska tvrtka s oko 300 zaposlenika i jedinstvenom misijom. Osnovana 1991. godine, podržava zapošljavanje i socijalnu uključenost osoba s intelektualnim i tjelesnim invaliditetom. Pod jednim krovom, Želva obavlja širok spektar usluga: upravljanje objektima, usluge uređenja okoliša, čišćenje, tehničko održavanje, institucionalna skrb, profesionalna rehabilitacija i programi socijalnog uključivanja.

Izazov: dugotrajna kadrovska administracija i mobilna radna snaga

S tako raznolikim rasponom aktivnosti i timovima koji stalno rade na terenu, Želva se borila sa zastarjelim sustavom, Excel tablicama i ručnim praćenjem. Njihova kadrovska administracija bila je dugotrajna, sklona pogreškama i teška za upravljanje, posebno za procese kao što su proces od zapošljavanja do umirovljenja, kojem je nedostajao centralizirani sustav.

Štoviše, većina njihovih zaposlenika ne radi u uredima ili nemaju redoviti pristup računalima, što gotovo onemogućuje dijeljenje ažurnih kadrovskih informacija sa svima na pravovremen i transparentan način.

Učinak: Bolje zapošljavanje i uvođenje u posao

S Gecko HRM-om, Želva je uskočila u digitalizaciju ljudskih resursa, konačno zamijenivši zastarjele sustave i raštrkane proračunske tablice jednom centraliziranom i sigurnom platformom. Učinak je bio trenutan:

• Učinkovita administracija: kadrovski timovi mogu generirati i upravljati odlukama o dopustu i dokumentacijom o zapošljavanju u skupnom postupku, štedeći sate dugotrajnog rada.
• Poboljšano uvođenje u posao: s pojednostavljenim zapošljavanjem i uvođenjem u posao u Gecku, tim je bolje pripremljen za rast i lakšu integraciju zaposlenika.
• Pristup s mobilnih uređaja: zaposlenici sada koriste mobilnu aplikaciju Gecko za provjeru stanja svojih godišnjih odmora i osobnih podataka, izravno s terena.
• Automatizirano upravljanje godišnjim odmorima: složena prava na dopust temeljena na raznim kolektivnim ugovorima sada se izračunavaju automatski.

Najveća korist? Sada svi imaju pristup ključnim informacijama (osobni podaci, ugovori itd.) u stvarnom vremenu, bez obzira gdje se nalaze – u uredu ili na terenu.

Zapošljavanje i uvođenje u posao: Pažljivo stvaranje inkluzivnih timova

Zapošljavanje u Želvi je više od pukog popunjavanja radnih mjesta. Radi se o stvaranju prilika za ljude koji su često zanemareni na tržištu rada. Njihov proces zapošljavanja odražava ovu misiju, s jakim naglaskom na uključivost, prilagođeno uvođenje u posao i dugoročnu podršku.

S Geckom, Želva je digitalizirala i pojednostavila ovaj ključni dio svog poslovanja, osiguravajući da je cijeli proces od zapošljavanja do umirovljenja na jednom mjestu.

Godišnji odmor: Automatizirani izračuni i potpuna transparentnost

Jedan od najvećih administrativnih izazova Želve nekada je bilo upravljanje godišnjim odmorima, posebno s obzirom na raznolikost uloga, rasporeda radnog vremena i kolektivne ugovorie u cijeloj organizaciji.

Izračun prava, obrada prilagodbi i izdavanje formalnih odluka o dopustu bio je ručni i dugotrajan zadatak za kadrovski tim.

S Geckom je ovaj proces sada potpuno digitaliziran i pojednostavljen:

• Automatski izračuniGecko se brine o svim pravima na dopust na temelju ugovora svakog zaposlenika i primjenjivog kolektivnog ugovora.
• Masovno izdavanje odlukaUmjesto ručnog kreiranja stotina dokumenata, kadrovski tim sada može skupno generirati odluke o dopustu, što štedi značajnu količinu vremena i smanjuje mogućnost ljudske pogreške.
• Pristup zaposlenika u stvarnom vremenuSvi zaposlenici, bilo u uredu ili na terenu, sada mogu vidjeti koliko im je dopusta ostalo, izravno u mobilnoj aplikaciji Gecko. Ova razina transparentnosti prije nije bila moguća.

Rezultat? Brži i pouzdaniji kadrovski proces te osnaženi zaposlenici koji konačno mogu samostalno pristupiti točnim informacijama, bilo kada i bilo gdje.

Zašto je Želva odabrala Gecko HRM?

Prilikom odabira željenog pružatelja kadrovskih rješenja, Želva je pažljivo procijenila nekoliko ključnih čimbenika:

• Odzivnost i stručnost pružatelja usluga, kao i njihovu spremnost za provedbu potrebnih prilagodbi i duboko razumijevanje specifičnih organizacijskih potreba Želve.
• Modularna struktura, fleksibilnost za faznu implementaciju, snažno korisničko iskustvo i sposobnost pružatelja usluga da se prilagodi jedinstvenom kontekstu Želve smatrani su glavnim prednostima.
• Implementacijski tim prepoznao je Gecko-ov profesionalan i produktivan pristup te preporučio Gecko HRM kao najprikladnije dugoročno rješenje za Želvinu digitalnu kadrovsku transformaciju.

Za organizaciju poput Želve, sa složenim potrebama i vrlo mobilnom radnom snagom, Gecko je unio red u kaos. Ono što je nekada bila mješavina zastarjelih sustava i Excel datoteka sada je potpuno digitalni kadrovski sustav osmišljen za transparentnost, mobilnost i rast.

S Geckom, Želva ne samo da prati moderne kadrovske prakse – već postavlja primjer kako tehnologija može služiti ljudima, a ne obrnuto.