Kako GENERALI štedi 2,5 ekvivalenta punog vremena za upravljanje administracijom više od 30 000 sesija obuke

GENERALI osiguranje, jedno od vodećih slovenskih osiguravajućih društava s preko 1 200 zaposlenika, oslanja se na Gecko HRM od 2019. godine kako bi značajno pojednostavio kadrovske procese, poboljšao usklađenost s propisima i znatno smanjio administrativno opterećenje. Njihova opsežna uporaba Gecko HRM-a pokriva sve, od administracije radne snage te obuke i razvoja do sofisticiranog upravljanja uspješnošću.

Izazov: Obrada više od 30 000 zapisa o obuci godišnje

GENERALI osiguranje obrađuje više od 30 000 zapisa o obuci godišnje. Među njima su i sesije IDD obuke (Direktiva o distribuciji osiguranja) (38% svih zapisa o obuci), koje su vrlo važne za njihovu industriju.

IDDili Direktiva o distribuciji osiguranja, odnosi se na regulatorni okvir koji je usvojila Europska unija, a koji postavlja dosljedne standarde za prodaju i distribuciju osiguravateljskih proizvoda diljem EU-a.

Da bi se uskladile s ovim zakonom, organizacije moraju prikazati jasnu dokumentaciju da svaki relevantni zaposlenik ispunjava zahtjeve za obuku za IDD. To često uključuje samostalno generiranje certifikata, sustavno praćenje i sveobuhvatno izvještavanje – mogućnosti koje omogućuju sustavi poput Gecko HRM-a.

U kontekstu upravljanja ljudskim resursima, IDD predstavlja značajnu obvezu usklađenosti za GENERALI osiguranje, što automatizirano praćenje, izvještavanje i upravljanje tim kvotama obuke čini posebno vrijednim za njihov kadrovski tim.

Ključne točke uključuju:

• Složeno upravljanje obveznim kvotama za obuku (IDD, Zdravlje i sigurnost).
• Ručna integracija i praćenje podataka o obuci iz više platformi.
• Neučinkoviti procesi za prikupljanje više od 1000 povratnih informacija o obuci godišnje.
• Ograničen uvid u učinkovitost i troškove internih napora za obuku.

Transformacija: Automatizacija obuke s Gecko HRM-om

Korištenjem Geckovog sveobuhvatnog modula obuke i mogućnosti poboljšanja uspješnosti, organizacija učinkovito rješava složene zahtjeve obuke i proaktivno rješava potrebe za razvojem zaposlenika.

Zala Slana Medle, rukovoditeljica razvoja zaposlenika i organizacije u GENERALI osiguranju objašnjava zašto su odabrali Gecko HRM:

Sveobuhvatni modul obuke

Organizacija je usvojila Gecko HRM-ov namjenski modul za administraciju obuke, mijenjajući način upravljanja procesima obuke. Gecko je osigurao:

• Automatizirano upravljanje usklađenošću za obvezne kvote obuke koje zahtijevaju industrijski propisi (obuka za IDD, zdravlje i sigurnost).
• Integraciju i uvoz podataka jednim klikom s platformama za e-učenje, uključujući e-kampus i interne platforme tvrtke GENERALI.
• Samouslužni IDD omogućuje zaposlenicima da samostalno provjere i dokumentiraju svoju usklađenost, što uvelike smanjuje administrativni nadzor. Administrator također može pružiti godišnji pregled usklađenosti s IDD-om u jednom dokumentu.

Pojednostavljeno upravljanje prijenosom znanja

Gecko je uveo prilagođeno rješenje “Znanje u praksi” koje omogućuje zaposlenicima da dokumentiraju kako se znanje o obuci izravno primjenjuje na njihove uloge. To je tvrtki pružilo jasne i praktične uvide u učinkovitost obuke.

Učinkovito prikupljanje povratnih informacija

Pomoću Gecko-ovog naprednog alata za izradu anketa, organizacija je automatizirala distribuciju otprilike 8 000 godišnjih anketa o povratnim informacijama o obuci, prikupljajući vrijedne uvide u kvalitetu obuke, uspješnost edukatora i mogućnosti za poboljšanje. Rezultati se automatski agregiraju i analiziraju, što značajno smanjuje ručni rad i pruža jasne, trenutne uvide za donošenje odluka.

Transparentno praćenje troškova i resursa

Gecko HRM pruža jasan pregled ulaganja u obuku po zaposleniku, obuci i timu, što omogućuje precizno praćenje troškova povezanih s obrazovanjem. Također podržava pohranu materijala za obuku i prezentacija edukatora, kao i potvrda o završetku i drugih dokumenata povezanih sa specifičnim aktivnostima obuke.

Utjecaj

Usvajanje Gecko HRM-a rezultiralo je značajnim operativnim prednostima, uključujući učinkovitu obradu preko 30 000 godišnjih registracija za obuku i automatiziranje otprilike 8 000 godišnjih anketa o povratnim informacijama o obuci, što rezultira značajnom uštedom vremena i brzim generiranjem uvida.

Kada se prevede u brojke, utjecaj je jasan: Gecko pomaže uštedjeti gotovo 4 800 sati godišnje smanjenjem ručnih zadataka. To je ekvivalent vremena i kapacitet od 2,5 stalno zaposlenih – vrijeme koje se sada može preusmjeriti na vrijedniji, strateškiji posao.

Potpunim prihvaćanjem digitalizacije putem Gecko HRM-a, organizacija nije samo transformirala svoju administraciju obuke, već je i temeljno podigla ulogu ljudskih resursa.

Automatizirani procesi, besprijekorno praćenje usklađenosti i napredna analitika olakšali su posao kadrovskom timu. Iako neki ručni zadaci ostaju, posebno oko upravljanja evidencijom o obuci, implementacija kadrovskog sustava značajno je smanjila administrativno opterećenje za čak 80 %. Ova promjena stvorila je više vremena za strateški razvoj, rast zaposlenika i kontinuirano organizacijsko poboljšanje.