Želim brezplačen demo
sl
Domov / Blog / 5 vprašanj, na katera si morate odgovoriti pred uvedbo HRM sistema

5 vprašanj, na katera si morate odgovoriti pred uvedbo HRM sistema

Gregor Mesarić, Gecko HRM Sales Consultant
  • Aktualno
  • Blog
  • Gecko HRM

Pričakovanja zaposlenih so danes precej višja in predvsem veliko bolj kompleksna, kot je nekdaj veljalo za t. i. generacijo e-pošte.

5 vprašanj, na katera si morate odgovoriti pred uvedbo HRM sistema

Vaši sodelavci na delovnem mestu pričakujejo zmogljiva orodja in možnost uporabe naprednih tehnologij, ki so jim na voljo tudi v prostem času. Višja kot pa so pričakovanja ljudi, večja je odgovornost kadrovikov, da tem pričakovanjem zadostijo.

Uvedba HRM sistema

Da bi bila pot preobrazbe HR oddelka čim bolj enostavna, se morate na proces implementacije HRM sistema dobro pripraviti. Potem, ko ste v podjetju zaznali potrebo po prenovi kadrovskih procesov in izbrali ponudnika, ki vas bo vodil po poti digitalne preobrazbe, je nadvse pomembno, da si še pred začetkom implementacije zastavite 5 ključnih vprašanj. Odgovori nanje vam bodo zagotovili želene rezultate in preprečili dolgotrajno implementacijo ter dodatne nepredvidene stroške.

  1. Kdo v vašem podjetju bo sestavljal projektno ekipo, ki bo skrbela za hitro, učinkovito in uspešno implementacijo nove HRM rešitve v podjetje? Zagotovo boste potrebovali vsaj tri vloge: projektni vodja (glavni operativni kontakt), HR administrator ali več njih (vsebinski strokovnjaki, ki točno vedo, kako posamezni procesi v vašem podjetju potekajo, npr. zaposlovanje, izobraževanje in drugo), IT administrator (oseba, ki bo po implementaciji HRM rešitve skrbela za urejanje in prilagoditve uporabniških pravic, dodeljevanje dostopov uporabnikom in druge manjše prilagoditve).
  2. Ali je časovnica implementacije HR rešitve, ki jo je pripravil ponudnik, usklajena z vašo razpoložljivostjo? Če imate na primer v vašem podjetju vsako leto avgusta predviden kolektivni letni dopust, potem to zagotovo ne bo pravi čas za pričetek implementacije nove HRM rešitve ali katerekoli druge pomembne korake v procesu implementacije, kot so testiranje, izobraževanje ključnih uporabnikov in podobno.
  3. Kakšen angažma vaše projektne ekipe pričakuje ponudnik HRM rešitve in kdaj? Bistveno je, da s strani ponudnika pravočasno prejmete odgovor na to vprašanje, saj se boste le tako lahko na implementacijo ustrezno pripravili in zagotovili vse potrebne vire. Implementacija nove HRM rešitve namreč vključuje različne faze, v katerih se bo od vas oziroma vaše projektne ekipe pričakovalo kar precejšnjo mero angažiranosti (to navadno vključuje pripravo podatkov za uvoz, testiranje izvedenih del, izobraževanja ključnih uporabnikov in drugo). Poleg vsakodnevnih tekočih opravil se projekt implementacije pogosto izkaže za velik zalogaj, a popolnoma obvladljiv, če se ga lotite na pravi način.
  4. Ste s ponudnikom, ki bo skrbel za implementacijo HRM rešitve, dovolj podrobno razdelali kako potekajo posamezni HR procesi v vašem podjetju in katere funkcionalnosti izbrana HRM rešitev sploh ponuja? Na tem mestu mora ponudnik natančno poznati vaše kadrovske procese, od letnih razvojnih razgovorov, uvajanja zaposlenih, izobraževanj, izhodnega postopka in drugih, ki so vam pomembni in jih želite digitalizirati. Če tega niste storili že tekom nakupnega procesa, je vsekakor zelo pomembno, da se še pred pričetkom implementacije s ponudnikom dogovorite za dodatne sestanke oziroma izvedbo vsebinskih delavnic (t. i. blueprint), na katerih boste preverili morebitna razhajanja med tem, kaj potrebujete in kaj kupujete.
  5. Je vaše podjetje prisotno v različnih državah in bo HRM rešitev poleg Slovenije podpirala HR procese tudi v drugih državah? V tem primeru se skriva kar nekaj pasti, na katere morate biti pozorni. Prva in ena najpomembnejših nalog je, da pred implementacijo, v kolikor se le da, poenotite procese v vseh državah. To pomeni, da bo jedro HRM rešitve v vseh državah enako, med posameznimi državami pa se bodo posebej prilagodile le določene lokalne zakonodajne specifike (npr. pravila za izračun letnega dopusta in podobno). Če bo implementacija HRM rešitve potekala v več državah, je tudi smiselno, da v ta namen vzpostavite eno projektno ekipo, ki bo odgovorna za implementacijo v vseh državah. Že lep slovenski pregovor pravi, da vaja dela mojstra, in jasno je, da bo projektna ekipa, ki bo na primer 6x (v primeru, da ste prisotni v 6 različnih državah) vodila in koordinirala implementacijo novega HRM sistema, pri tem zaradi pridobljenih izkušenj in znanja praviloma bistveno bolj učinkovita, kot če bi v vsaki državi oblikovali novo samostojno ekipo, ki bi lahko po nepotrebnem ponavljala napake preostalih ekip. Razmislite tudi, kakšne so vaše želje glede jezika HRM rešitve. Boste v vseh državah uporabljali univerzalen jezik HRM rešitve, ali pričakujete, da bo imela vsaka država jezik posebej prilagojen? Ste se pri ponudniku pozanimali, katere jezike njihov HRM sistem podpira? Je vsak dodatni jezik plačljiv in koliko? Vse to so pomembna vprašanja, na katera je smiselno odgovoriti še preden globoko zakorakate v implementacijo – le tako bo ta kar se da uspešna.

Če ste v vašem podjetju že implementirali HRM aplkacijo, vam ob tej priložnosti želim uspešno in čim bolj prijetno uporabo izbranega sistema. Če pa o digitalizaciji kadrovskih procesov še razmišljate, sem vam z veseljem na voljo za kakršnekoli dodatne informacije na gregor.mesaric@agilcon.com. Pri izbiri prave kadrovske rešitve, ki bo resnično “rešila” vaše težave v kadrovskem oddelku, naj vam bo v pomoč tale PRIROČNIK. Več o tem, kakšne možnosti ponuja Gecko, pa lahko preberete TUKAJ.